Сотруднику выделяют литров гсм на личный автортранспорт

Содержание
  1. Возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2021 году
  2. На каких условиях производится возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2021 году
  3. В каком размере выплачивается компенсация за гсм сотруднику при использовании личного транспорта в 2021 году
  4. Документальное оформление компенсации за ГСМ сотруднику при использовании личного автомобиля
  5. Пример выплаты компенсации за использование личного автомобиля на работе в фиксированном размере
  6. Распространенные ошибки по теме “Возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2021 году”
  7. Ответы на часто задаваемые вопросы по теме “Компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта в 2021 году”
  8. Нормативное регулирование использования личного авто
  9. Документы для оформления компенсации
  10. Основание для компенсации личного авто
  11. Соглашение о покрытии расходов
  12. Личный автомобиль используется в производственных целях: как учесть топливо
  13. Учет по путевым листам
  14. Учет по лимитам
  15. Компенсация расходов, связанных с использованием автомобиля
  16. Разные суммы компенсации
  17. Затраты на ГСМ
  18. Автомобиль индивидуального предпринимателя
  19. Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику
  20. Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля
  21. Законодательные  нормативные акты:
  22. Списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях
  23. Можно ли
  24. Учет по лимитам

Возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2021 году

Сотруднику выделяют  литров гсм на личный автортранспорт

Иногда работа сотрудников предприятия связана с постоянными разъездами. Однако, далеко не всегда транспорт для этого предоставляется руководством компании, поскольку содержать собственный автопарк затратно.

В связи с этим существует такое понятие как компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта. Чаще всего на данную выплату претендуют курьеры, личные водители руководства, персонал службы доставки, торговые представители, агенты, директора.

Право на возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта регламентировано статьей 188 ТК РФ и может возникнуть даже в случае разовой служебной поездки.

На каких условиях производится возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2021 году

Чтобы претендовать на получение компенсации за согласие на эксплуатацию личного автомобиля для совершения деловых поездок, сотрудник должен убедиться в том, что соблюдены 4 условия:

  1. Использование личного автомобиля в служебных целях осуществляется с ведома работодателя (сотрудник не самовольно эксплуатирует авто в деловых поездках).
  2. Сотрудник может представить документы, подтверждающие владение транспортным средством, которое планирует эксплуатировать в служебных целях.
  3. Работник сохранил платежные документы, подтверждающие факт несения расходов на содержание эксплуатируемого по работе автомобиля.
  4. Стороны соглашения обговорили величину компенсации и способ ее расчета, после чего закрепили договоренность документально.

В каком размере выплачивается компенсация за гсм сотруднику при использовании личного транспорта в 2021 году

Важно! В законодательстве не имеется указаний насчет методики вычисления сумм компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

То есть, фактически, не будет нарушением, если работодатель просто укажет в нормативных актах предприятия любую адекватную сумму возмещения.

Однако, чтобы не было проблем с налоговыми органами, лучше все же разработать схему исчисления компенсационных выплат, чтобы обосновать их размер.

Положениями ТК РФ рекомендовано предоставлять следующие компенсации сотрудникам, согласившимся на эксплуатацию личного транспорта в служебных целях:

  1. Компенсацию затрат, понесенных в процессе использования транспортного средства (бензин, масло, дизельное топливо и др.).
  2. Компенсацию за износ (амортизацию) автомобиля, за его эксплуатацию.

Чтобы обосновать размер сумм, на которые будет уменьшена налогооблагаемая база, во избежание конфликтов с контролирующими органами, следует привести хотя бы элементарную методику исчисления суммы компенсации и прописать ее в соглашении об использовании личного автомобиля сотрудника. К примеру, можно сделать следующее:

  • определить расценки за 1 километр пробега “в рабочих целях” (расценки можно подсмотреть в службе такси);
  • сделать компенсационную сумму равной величине амортизации машины за месяц.

Сами же налоговые инспекции рекомендуют для целей налогообложения принимать во внимание при исчислении размера компенсации за эксплуатацию собственного автомобиля работника следующие моменты:

С суммы компенсации за эксплуатацию авто не будет удержан НДФЛ и страховые взносы. Однако, НДФЛ удерживается в случаях, когда возмещаемые расходы признаются доходом в натуральной форме (ремонт машины, техосмотр, приобретение запчастей, техобслуживание):

“Возмещаемые работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форме. Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы”.

Стельмах Николай Николаевич, заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

Окончательный размер компенсации за поездки на личном автомобиле по работе будет зависеть от следующих факторов:

  1. Технических характеристик автомобиля:
  • марки транспортного средства;
  • показателя расхода бензина;
  • мощности двигателя и др.
  1. Километража пробега.
  2. Характера поездок.

В Постановлении Правительства РФ от 08.02.1992 № 92 содержатся следующие нормы расходов компаний, связанных с возмещением расходов:

Вид транспортного средстваРабочий объем двигателяВеличина компенсации в рублях
Грузовой автомобильНе важенБезлимит
Легковой автомобильМенее 2 000 куб.м.1 200
Более 2 000 куб.м.1 500
МотоциклНе важен600

Работодатели редко выплачивают суммы, превышающие данные нормы, поскольку они не могут учесть разницу при налогообложении (см. пример в конце статьи).

Документальное оформление компенсации за ГСМ сотруднику при использовании личного автомобиля

Работник, согласившийся эксплуатировать свой личный транспорт по поручению работодателя, может быть уверен в том, что компенсация будет ему выплачена, если наниматель позаботился о формировании пакета документов, включающего в себя:

№ п/п.ДокументПодробные сведения
1Копия свидетельства о регистрации транспортного средстваДанный документ обязан присутствовать, поскольку у работодателя будут проблемы с контролирующими органами, если окажется, что автомобиль не принадлежит сотруднику.
2Соглашение между сотрудником и нанимателем об эксплуатации личного авто работника в служебных целях●     Если условия об использовании своего ТС были оговорены в момент приема на работу, можно включить текст соглашения в трудовой договор.●     Если необходимость в эксплуатации личного транспорта сотрудника возникла уже в период работы, соглашение оформляется как приложение или дополнение к трудовому соглашению.
3Документы учета служебных поездок (если работодатель использует собственные бланки для оформления документов учета служебных поездок, формы должны быть утверждены в составе учетной политики, а на таких формах должны присутствовать все реквизиты первичного документа)●     Маршрутные листы, журнал учета служебных поездок и любые иные документы – если компенсация выплачивается в фиксированном размере, без принятия во внимание “пробега в служебных целях”.●     Путевой лист – если расходы возмещаются исходя из “служебного” пробега (показания можно снимать с одометра, с GPS-навигатора).
4Платежные документы (накладные, квитанции, чеки об оплате ГСМ, автостоянки, техобслуживания, автомойки и т.д.)Расходы на ГСМ могут компенсироваться на основании:●     норм Минтранса;●     норма расхода горюче-смазочных материалов в тех. документации ТС;●     фактического расхода ГСМ на 100 километров пробега “по служебным нуждам”.
5Расчет суммы компенсацииПравила исчисления суммы возмещения могут указываться в:●     методике, составленной работодателем;●     тексте соглашения об эксплуатации личного транспорта сотрудника.Величина возмещения может быть прописана в:●     трудовом договоре, дополнении к договору, дополнительном соглашении (если размер компенсации фиксированный);●     расчетном листке (калькуляции, расчете);●     приказе.

Пример выплаты компенсации за использование личного автомобиля на работе в фиксированном размере

Представим гипотетическое коммерческое предприятие ООО “Везём груз”.

Компания владеет собственным автопарком, однако, количество заказов на перевозку тяжеловесных грузов резко возросло за последний год, и руководство решило нанимать сотрудников с личными грузовыми автомобилями.

Недавно был нанят Фёдор Некрасов, являющийся собственником грузового автомобиля. В договоре найма работодатель указал сумму компенсации за эксплуатацию личного транспорта сотрудника в служебных целях в размере 3000 рублей в месяц.

Также на работу в ООО “Везём груз” взяли в качестве личного водителя директора Ивана Травина, владеющего легковым автомобилем с объемом двигателя 2100 куб.м. Ему работодатель готов возмещать 2500 рублей в месяц за эксплуатацию его Тойоты.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 08.02.1992 № 92, нормой расходов предприятия на выплату компенсаций за использование легкового транспорта с объемом двигателя более 2000 куб.м. считается сумма в 1500 рублей.

Значит, работодатель “от себя” добавляет к сумме компенсации 1000 рублей в месяц. Надбавку он не вправе учесть в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

А вот для грузовых автомобилей лимита не установлено, значит, сумма в 3000 рублей в месяц обоснована, и ее можно учесть в расходах фирмы.

В ноябре Фёдор Некрасов представит в бухгалтерию путевые листы за 24 рабочих дня, тогда как рабочих дней в ноябре было 25. Однако, поскольку компенсация выплачивается в фиксированном размере, это никак не повлияет на ее размер – водитель получит 3000 рублей компенсации за ноябрь.

Распространенные ошибки по теме “Возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2021 году”

Ошибка: Сотрудник фирмы, работающий на складе, вынужден был осуществить длительную поездку на завод за не доставленным в срок материалом на собственном автомобиле. Он не потребовал компенсации стоимости бензина от работодателя, поскольку думал, что на возмещение подобных расходов имеют право только сотрудники, чья ежедневная работа связана с разъездами.

На самом деле, правом на компенсацию ГСМ обладает любой сотрудник, который по договоренности с руководством (не самовольно) отправился в деловую поездку на личном транспорте.

Ошибка: Сотрудник фирмы не потребовал компенсации горючего после того, как совершил служебную поездку на личном грузовике, поскольку поездка имела разовый характер, обычно эксплуатировался транспорта из автопарка предприятия.

Даже если служебная поездка на личном автомобиле была разовая, работнику по-прежнему полагается компенсация стоимости ГСМ.

Ответы на часто задаваемые вопросы по теме “Компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта в 2021 году”

Вопрос: Будет ли выплачена компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта, если он управляет автомобилем на основании доверенности?

Ответ:

Источник: https://garant-konsult.com/kompensaciya-za-gsm-sotrudniku-pri-ispolzovanii-lichnogo-transporta/

Нормативное регулирование использования личного авто

В связи с необходимостью использования личных автомобилей в производственной деятельности законодательно урегулированы вопросы возмещения затрат, защищающих как работников, так и работодателей.

Ст. 188 ТК РФ определяет возмещение таких расходов на основании заключенного двустороннего трудового договора

НК РФ ч.2 определяются затраты, которые можно списать и признать как расходы на производство и реализацию

Постановление от 02.07.2013 N 563 определяет порядок и размер компенсации

Локальные акты компании: трудовой и коллективный договор, положения и т.д.

Документы для оформления компенсации

Для оформления компенсации понадобятся документы:

  1. Документально оформленное соглашение, в котором отражены сроки выплаты и размеры компенсации. Методика расчета может быть указана здесь же.
  2. Документы, подтверждающие что сотрудник является собственником автомобиля.
  3. Приказ начальника о начислении компенсации.

    Образец приказа о назначении компенсации

  4. Квитанции и чеки, подтверждающие заявленные работником суммы. Это чеки на оплату бензина, квитанции на оплату ремонта и другие.

Величина компенсации законом не ограничена. А вот сумма, которую организация сможет списать в расходы, ограничена нормативами.

Основание для компенсации личного авто

Основные условия выплат за применение в работе личных авто урегулированы законодательно, поэтому нужно учесть такие основания для выплаты:

  • приказ руководителя, отражающего сумму компенсации на основании приложенных документов
  • произведение работнику выплаты при использовании для работы, связанной с разъездами по должностной инструкции
  • размер компенсации с учетом законодательства
  • выплата производится 1 раз в месяц
  • когда работник на пользуется личным авто, компенсация не выдается

Использование имущества работников в виде автомобиля для целей работы сотрудником, как то: износ, ремонт, стоянка, бензин, должно быть оформлено документально. Можно использовать такие варианты:

  1. выплата компенсации по ТК РФ
  2. заключение договор аренды
  3. оформление безвозмездного пользования

Во всех случаях есть выгода и недостатки как для сотрудника, так и для работодателя.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики С.В.Разгулин

Соглашение о покрытии расходов

Этот документ составляется в интересах работника. Он подтверждает договоренность между ним и работодателем. В документе отражаются сведения:

  • характеристики машины;
  • сумма и сроки выплат.

Иногда работодатели не предлагают составление соглашения, обходясь составлением приказа. Работник должен ознакомиться с приказом под роспись. Предпочтительнее соглашение составить. Этот документ поможет защитить права сотрудника при возникновении спорных ситуаций.

Образец соглашения о покрытии расходов за использование личного авто

При составлении письменной договоренности важно указать сумму компенсации и ее вид. Отдельной строкой прописываются выплаты, компенсирующие затраты на бензин и обслуживание.

Нормативов, оговаривающих величину компенсации, законодательство не предусматривает. Эти вопросы решаются индивидуально на предприятии.

Минфин и налоговая службы рекомендуют при расчетах учитывать частоту использования транспортного средства.

Читать так же: Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу

При расчете налоговых выплат, учитывается срок использования машины, насколько она изношена. За образец можно взять примеры:

Источник: https://social-kansk.ru/kompensacii/raschet-za-avtomobil.html

Личный автомобиль используется в производственных целях: как учесть топливо

Сотруднику выделяют  литров гсм на личный автортранспорт

Очень часто использование личного автомобиля в служебных целях оформляется как аренда автомобиля без экипажа. Сотрудник выступает в роли арендодателя и сдает собственную машину компании, в которой работает.

В свою очередь работодатель является арендатором и ежемесячно начисляет сотруднику арендную плату.

При этом в договоре есть пункт о том, что расходы на ГСМ, техобслуживание и ремонт несет арендатор, то есть организация.

На практике такой вариант вызывает много сложностей, потому что сотрудник-арендодатель ездит на своей машине и в рабочее, и в свободное время. Соответственно, часть бензина расходуется на служебные поездки, а часть — на личные. В результате трудно определить, какую сумму можно списать на расходы компании, а какую должен заплатить сам водитель.

Чтобы получить обоснованные данные о «производственном» расходе топлива, организации разрабатывают и утверждают некую систему контроля. Чаще всего встречаются системы, основанные на учете по путевым листам, и системы, в основе которых лежат лимиты.

Учет по путевым листам

Прежде всего, для каждой машины нужно установить норму расхода топлива на один километр. Если для автомобиля есть норма, утвержденная Минтрансом России*, то следует придерживаться ее. Если такой нормы нет, организации придется разработать свою собственную (подробно о том, как рассчитать норму, читайте в статье «Практические советы по учету и списанию ГСМ»).

Затем необходимо определить, какое время считается рабочим, а какое — личным. В начале «рабочего» периода необходимо снять показание одометра, зафиксировать его в путевом листе, и выдать этот лист водителю. В конце «рабочего» периода нужно снова снять показание одометра и еще раз зафиксировать в путевом листе. После чего сотрудник должен сдать путевой лист в бухгалтерию.

Заполнить путевой лист в сервисе «Путевые листы и ГСМ»

Далее бухгалтер высчитывает, сколько километров проехал автомобиль в течение «рабочего» периода, и полученную цифру умножает на установленную норму. В итоге получается количество топлива, израсходованного на нужды компании.

При использовании этого метода надо учесть две важных детали.

Первая — продумать и закрепить в приказе или распоряжении директора, какие моменты времени являются началом и окончанием «рабочего» периода. Если водитель трудится с понедельника по пятницу, то проще всего установить, что служебные поездки начинаются в понедельник утром и заканчиваются в пятницу вечером.

Но тогда дорога из дома до офиса и обратно будет считаться служебной поездкой. Возможен и другой вариант — выписывать путевые листы ежедневно, и не учитывать в них перемещение от работы до дома и от дома до работы. Это обеспечит более высокую точность, но потребует больше хлопот.

Для водителей, которые работают посменно, например, «день через день», путевой лист можно оформлять на каждую смену.

Вторая деталь — назначить работника, который будет снимать показания одометра. Поручать это самому водителю не корректно, поскольку он является лицом заинтересованным, а в подобном деле необходимо участие независимой стороны.

Чтобы данные о километраже не вызывали сомнений (в том числе у налогового инспектора), можно завести специальный журнал, куда ответственный работник станет заносить показания спидометра.

В результате цифры, указанные в путевом листе, будут совпадать с цифрами из журнала, что лишний раз докажет обоснованность расчетов.

Обратите внимание: когда путевые листы выдаются на неделю или смену продолжительностью в несколько дней, и последнее число месяца приходится на середину недели или смены, придется выписать два путевых листа. В одном отразить поездки с начала недели (смены) и до конца месяца, в другом — с начала месяца и до конца недели (смены). Это позволит бухгалтеру разнести затраты по месяцам.

Учет по лимитам

Эта система контроля подразумевает, что для каждого сотрудника-арендодателя установлен некий лимит средств, которые он ежемесячно тратит на бензин во время служебных поездок. Деньги, израсходованные на бензин сверх лимита, водитель платит «из своего кармана», причем соответствующий пункт есть в трудовом договоре.

Существуют разные способы реализации такой системы. В некоторых организациях используют так называемые топливные карты.

Для этого деньги переводят на счет топливной компании, и та выдает карты, при помощи которых можно расплачиваться на автозаправочной станции.

Количество карт соответствует числу водителей-арендодателей, а сумма на каждой карте равна ежемесячному лимиту. Встречается и другой вариант, когда организация просто выдают сумму лимита из кассы.

Система, основанная на лимитах, проста в применении, когда маршрут передвижения и расход бензина изо дня в день примерно одинаков.

Если же по производственной необходимости произошел перерасход, бухгалтеру придется оформить дополнительные бумаги: распоряжение директора и справку с расчетом сверхлимитной стоимости ГСМ.

Из этих документов должно четко следовать, по какой причине водитель не уложился в лимит, и какую сумму ему пришлось переплатить. Тогда превышение можно списать за счет организации и отразить в налоговом учете, а водителю выдать дополнительную сумму.

Компенсация расходов, связанных с использованием автомобиля

Есть и другой распространенный способ, как оформить использование личной машины для нужд работодателя. Он основан на статье 188 Трудового кодекса, где говорится: при использовании работником личного имущества в интересах и с ведома работодателя, компания должна выплатить сотруднику компенсацию за износ и возместить все расходы.

Данный способ не требует большого количества бумаг. Достаточно личного заявления водителя, копии технического паспорта автомобиля и приказа директора об установлении размера и порядка выплаты компенсации. На основании этих документов бухгалтерия начисляет компенсацию и списывает ее в расходы.

Но и здесь не обходится без сложностей. Бухгалтеры зачастую не могут разобраться, допустимо ли утвердить разным водителям разные суммы компенсации, и как учесть затраты на ГСМ.

Разные суммы компенсации

В большинстве организаций водители «загружены» по-разному: кто-то ездит по городу, кто-то выезжает в другие регионы, одни развозят товар на десятки точек, другие — на две-три точки и т д. Соответственно, машины эксплуатируются не одинаково, и логично установить для каждой свой, индивидуальный, размер компенсации.

Никаких препятствий для этого нет, но нужно учесть ограничение, которое закреплено в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Согласно этой норме, облагаемую базу разрешено уменьшить не на всю сумму компенсации, а лишь на величину в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92. Таких норм три: для легковых авто с объемом двигателя 2000 куб. см.

и менее — 1200 руб. в месяц; для легковых авто с объемом двигателя более 2000 куб. см. – 1500 руб. в месяц; для мотоциклов — 600 руб. в месяц.

Таким образом, величина норматива зависит только от объема двигателя, а количество «рабочих» поездок и их расстояние на норматив не влияют. Следовательно, даже если руководитель утвердит для водителей разные величины компенсации, в налоговом учете будут отражены только суммы в пределах норматива.

Обойти это правило можно, если помимо трудовых договоров заключить с собственниками машин гражданско-правовые договоры. Тогда сверхнормативные суммы можно списать как вознаграждение по договору подряда.

Этот вывод подтверждается в письме Минфина России от 15.10.08 № 03-03-07/24. Но у такого варианта есть существенный минус.

Дело в том, что с выплат по гражданско-правовому договору нужно делать отчисления в фонды, тогда как компенсация от взносов освобождена.

Затраты на ГСМ

Много путаницы возникает из-за списания расходов на бензин в ситуации, когда сотруднику-собственнику машины выплачивается компенсация.

Суть всех неясностей сводится к следующему: может ли компания помимо компенсации выдавать работнику-владельцу машины деньги на бензин и отразить их в учете? Или компенсация уже включает в себя стоимость горюче-смазочных материалов, и списать их повторно нельзя?

Некоторые эксперты полагают, что затраты на топливо входят в компенсацию. Подобную позицию несколько лет назад высказывал и Минфин России (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140).

Однако, на наш взгляд, компенсация и возмещение стоимости топлива — это две независимые выплаты, причем одна не исключает другую.

Такой вывод прямо следует из статьи 188 ТК РФ, где компенсация за износ личного имущества упомянута отдельно от возмещения расходов, связанных с его использованием.

Значит, организация вправе учесть при налогообложении деньги, выданные сотруднику на бензин, в обычном порядке, то есть на основании путевых листов и чеков автозаправочной станции.

Автомобиль индивидуального предпринимателя

Затруднения возникают и у предпринимателей, которые используют личный автомобиль для осуществления предпринимательской деятельности. Не совсем понятно, как правильно оформить такую эксплуатацию, чтобы без проблем списать издержки на бензин, техосмотр и ремонт. На практике применяются различные варианты оформления.

Первый — заключить договор аренды автотранспортного средства без экипажа. В рамках этого договора ИП выступает сразу в двух ролях: арендодателя и арендатора.

По условиям договора все расходы, связанные с машиной, несет арендатор. Как следствие, он имеет полное право учесть эти суммы при налогообложении.

Формально все законно, но по сути договор, заключенный с самим собой, выглядит несколько абсурдно.

Второй вариант подразумевает, что предприниматель выплачивает себе компенсацию за износ собственного автомобиля, и плюс к этому возмещает расходы на ГСМ, ремонт и техосмотр. Такой подход тоже производит довольно странное впечатление, ведь речь идет не о двух сторонах — работнике и работодателе, а об одном и том же человеке.

Третий вариант предусматривает составление письменного решения с перечнем имущества, которое ИП использует в своей предпринимательской деятельности. В этом списке, в числе прочего, поименован автомобиль. Благодаря этому, предприниматель может беспрепятственно списать все суммы, связанные с эксплуатацией машины. Именно этот вариант кажется нам наиболее обоснованным и простым в применении.

* Нормы расхода приведены в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2012/5/6022

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Сотруднику выделяют  литров гсм на личный автортранспорт

1.

Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.

Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.

А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце.

Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться.

Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт.

Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

1.

Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы.

Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору.

Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

  • Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
  • Размер компенсации;
  • Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
  • Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях

4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

  • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
  • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

  • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов.

А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Законодательные  нормативные акты:

Трудовой кодекс РФ

Все Кодексы РФ опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

Источник: http://buh-aktiv.ru/kak-oformit-kompensatsiyu-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-rabotniku/

Списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях

Сотруднику выделяют  литров гсм на личный автортранспорт

На производстве встречаются различные случаи по использованию автотранспортного средства. Не исключается ситуация, когда какой-либо сотрудник использует личный автомобиль в производственных целях.

Но он при этом заключает письменный договор аренды со своим работодатель, хотя нередко пользование осуществляется по устной договоренности.

Можно ли

Предприятие в целях налогообложения прибыли должно учесть расходы на покупку ГСМ, включая затраты на поддержание автотранспорта в надлежащем исправном виде, эксплуатационные расходы. Но оно должно заключить договор на аренду автомобиля со своим сотрудником.

На основе договора предприятие может без каких-либо затруднений списать ГСМ по предоставленным сотрудником путевым листам в установленном порядке.

При этом необходимо вести первичные документы, отражающие фактический израсходованный объем топлива и смазочного материала.

Также оно может производить списание на основе товарной накладной на отпуск ГСМ, которая выдается автозаправочной станцией.

Бухгалтерский учет на оприходование и списание нужно вести на протяжении одного месяца, по истечению которого списать горюче-смазочный материал сообразно норме потребления.

Для обоснования расходов предприятие должно осуществлять бухгалтерскую проводку. Оно должно списывать ГСМ вне зависимости от способа использования личного автотранспорта.

Расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство должно приниматься предприятием с учетом распоряжений Минтранса «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», которое было опубликовано за номером АМ-23-р.

Указанный документ был утвержден постановлением правительства № 395, обнародованного 30 июля 2004 года.

Сообразно правилам установленного на предприятии документооборота должно осуществляться:

  • оформление первичных документов по учету расхода топлива и смазочных материалов;
  • сроки передачи их в бухгалтерию для составления ведомости потребления ГСМ.

Если на предприятии организовано ежедневное движение ГСМ на счету бухгалтерского учета в количественно-суммовом выражении, то лучше использовать учетные цены. в такой ситуации оприходование следует производить на основе отчета водителя, к которому прилагаются чеки АЗС с объемом купленного топлива.

Списание ГСМ в сложившейся ситуации надлежит осуществлять аналогично первому варианту. В любом случае выбор способа учета определяет предприятие.

Учет по лимитам

Предприятие, использующее автомобиль сотрудника в производственных целях может установить систему контроля ГСМ «учет по лимитам».

Он подразумевает установление некого лимита ресурсов, которые предприятие каждый месяц тратит на покупку топлива на период служебных поездок и смазочных материалов, необходимых для поддержания автомобиля в надлежащем виде.

Денежные средства, потраченные на покупку топлива сверх лимита, водитель в такой ситуации вынужден платить из собственных сбережений. Такой пункт должен быть введен в трудовой договор либо в договор аренды автомобиля.

Такой вид контроля реализуется различными способами. В отдельных предприятиях применяют топливные карты, которые выдает поставщик топлива.

Средства перечисляются на счет поставщика, поэтому он выдает бензин соразмерно уплаченным средствам.

Топливная карта оформляется отдельно на каждый автомобиль, поэтому сумма денежных средств должна соответствовать установленному ежемесячному лимиту.

Не исключается вероятность выдачи на руки сотруднику всей суммы лимита из кассы предприятия, чтобы он своевременно заливал необходимый объем топлива, приобретал смазочные материалы.

Указанная система учета не вызывает проблем, если маршрут передвижения автомобиля и потребление топлива изо дня в день приблизительно одинаково.

При перерасходе ГСМ материальный бухгалтер должен оформить:

  • распоряжение директора на выделение дополнительных средств;
  • справку с расчетом сверхлимитной стоимости ГСМ.

В документах будет четко прослеживаться причина превышения лимита, размер переплаченной сотруднику суммы. По усмотрению руководства не исключается вероятность списания ГСМ за счет предприятия.

В сложившейся ситуации нужно будет отразить о превышении лимита в налоговом учете. Сотруднику полагается выдать разницу сумм лимита и превышения. В противном случае сотрудник должен погасить сумму превышения из собственных средств.

Как составить приказ на списание ГСМ по Глонасс, описывается в этой статье.

Одним из наиболее распространенных способов стало использование личного автомобиля в служебных целях, который основан на указаниях статьи 188 Трудового кодекса.

В ней отмечено, что компания должна выплатить компенсацию, если работник использует свой личный автотранспорт и интересах работодателя. Но работник должен так поступать с его согласия и ведома.

В сложившейся ситуации работодатель должен выплатить работнику некие денежные средства за износ автотранспорта и покрыть все его расходы.

Оформляется такой вид использования автотранспорта в заявительной форме, для чего работник должен подать заявление.

К нему следует приложить копию технического паспорта автомобиля. На его основании руководство предприятия издает соответствующий приказ, в котором устанавливает размер компенсации и порядок его выплаты.

Бухгалтерия предприятия производит начисление компенсации, после чего списывает расходы на покупку ГСМ и эксплуатацию автомобиля.

Но в данной ситуации наиболее рациональным будет установление индивидуального размера компенсации, исходя из производственных заданий работника, загруженности автомобиля с учетом дальности поездок, их маршрута.

Сообразно предписаниям статьи 264 НК облагаемая налогом база уменьшается на величину определенной нормы.

Такого рода ограничения установлены постановлением правительства № 92, которое было обнародовано 8 февраля 2002 года. Они предусмотрены для использования транспортных средств на период времени, равный одному месяцу.

Ограничения по размеру компенсации установлены для легковых автомобилей в зависимости от объема двигателя:

 2000 куб. см и меньше 1200 рублей
 более 2000 куб. см 1500 рублей

Также предусмотрена для мотоциклов норма, размер которой равен 600 рублей.  На величину норматива расстояние поездок не влияет, она полностью обусловлена объемом двигателя.

В бухгалтерском учете отражается исключительно установленная норма, поэтому списание ГСМ производится по ней.

Если дополнительно заключить гражданско-правовой договор по подряду, то можно списать суммы, превышающие установленные нормы в качестве вознаграждения. О чем отмечено в письме Минфина РФ № 03-03-07/24, которое было опубликовано 15 октября 2008 года.

Недостаток указанного способа списания расходов на ГСМ заключается в возникновении необходимости уплаты отчислений в социальные фонды.

Компенсация и вознаграждение за использование личного автомобиля в производственных целях являются двумя независимыми друг от друга выплатами.

Данное положение разъяснено в статье 188 ТК, в которой дается четкое определение компенсации и возмещения. Первая выплата производится за износ автомобиля, вторая – возмещает расходы относительно его использования.

Списание ГСМ в бухгалтерском учете осуществляется на основе первичных документов, то есть путевом листе и накопительной ведомости, составленных по чекам автозаправочных станций выданных за покупку топлива.

И в заключении необходимо отметить, что использование личного автотранспорта в производственных целях оформляется в качестве аренды без экипажа. Сотрудник выступает в лице арендодателя, предприятие – арендатора. Он обязан платить каждый месяц арендную плату.

Как показывает практика, в сложившейся ситуации возникает много затруднений, так как сотрудник ездит на арендованной машине в служебное и свободное время.

При этом часть потребляемого топлива расходуется на служебные поездки, другая часть на личные поездки, поэтому трудно вычленить объем топлива, израсходованного на служебные поездки.

Списание ГСМ по путевым листам рассматривается тут.

О процедуре банкротства юридического лица рассказывается по ссылке.

Источник: http://vkadry.com/spisanie-gsm-pri-ispolzovanii-lichnogo-avtomobilja-v-sluzhebnyh-celjah.html

Адвокат тут
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: