Заполнить книгу учета трудовых книжек

Содержание
  1. Как правильно заполнить книгу учета трудовых книжек | СБИС Помощь
  2. Прием трудовой книжки и выдача новой книжки при устройстве на работу
  3. Выдача книжки при увольнении
  4. Как нужно правильно заполнять книгу движения трудовых книжек
  5. Регистрационная форма трудовой книжки
  6. Форма, предусмотренная для книги учета
  7. Как правильно завершить книгу
  8. Как заполнять графы в книге учета движения трудовых книжек
  9. Исправление записей
  10. Требования для книги учета
  11. Книга учета движения трудовых книжек
  12. Требования к внешнему виду Книги
  13. Заполнение Книги учёта движения трудовых книжек
  14. Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек
  15. Книга учета движения трудовых книжек 2021 | Скачать образец
  16. Общие требования к журналу учета трудовых книжек
  17. Инструкция по заполнению книги учета
  18. Как внести исправления в книгу
  19. Ответственность за несоблюдение правил учета
  20. Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек – образец заполнения
  21. Титульный лист и бланки заполнения
  22. Оформление журнала
  23. Правила подписывания
  24. Правила ведения и исправления ошибочных записей
  25. Стоимость

Как правильно заполнить книгу учета трудовых книжек | СБИС Помощь

Заполнить книгу учета трудовых книжек

Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т.е. ведется на протяжении нескольких лет.

После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т.к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые книжки.

В дальнейшем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации. Срок хранения этой книги учета составляет 50 лет.

Внимание!

Книгу учета трудовых книжек хранить исключительно в сейфе!

Прием трудовой книжки и выдача новой книжки при устройстве на работу

  • В первой графе укажите порядковый номер регистрации трудовой книжки или вкладыша (книжки и вкладыши регистрируются подряд).
  • В следующих трех графах поставьте дату (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.
  • Впишите полностью фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки. Сокращения или инициалы недопустимы, поэтому вы можете использовать необходимое количество строк.
  • Занесите серию и номер трудовой книжки или вкладыша. Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца 1938 г., где нет серии и номера. В этом случае в шестой графе сделайте прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера, иначе пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение книги учета (пропуск информации).
  • В следующей графе укажите должность (профессию, специальность) работника, указанную в трудовой книжке. Вместо должности (профессии, специальности) можете указать конкретную трудовую функцию (ст. 57 ТК РФ).
  • Укажите наименование структурного подразделения (либо всю иерархию структурных подразделений) организации, в которое принят работник. Например, отдел маркетинга, сектор рекламы.
  • Впишите дату и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника. Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при регистрации трудовых книжек (как предъявленных paботниками, так и оформляемых впервые). При регистрации вкладышей в трудовые книжки никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в девятой графе можно поставить прочерк.
  • В графе 10 ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые.
  • В графе 11 впишите сумму (в рублях), которая была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша (только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или регистрации выданных работникам вкладышей). В остальных случаях, т.е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек (или, если книжка была выдана бесплатно), поставьте в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.

Выдача книжки при увольнении

В графе 12 работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т.е. дату увольнения (последнего дня работы), а в графе 13 — расписывается в получении трудовой книжки.

Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно по причине отсутствия работника или его отказа от получения книжки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте (ст. 62 ТК РФ). В этом случае в 12 и 13 графах книги учета соответственно указываются:

  • дата и номер уведомления (телеграммы или заказного письма), направленного работнику;
  • дата отправки с согласия работника трудовой книжки по почте.

Дополнительно можно указать номера почтовых квитанций, которые подшиваются в дело в кадровой службе вместе с копиями отправленных работникам уведомлений или сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам.

Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, т.к. он регистрируется в книге отдельной строкой в момент его заведения.

Книга учета трудовых книжек

Источник: https://SBIS.ru/help/staff/ledger

Как нужно правильно заполнять книгу движения трудовых книжек

Заполнить книгу учета трудовых книжек

Существуют Правила по ведению и хранению трудовых книжек, изготовлению бланков для них и обеспечению ими работодателей.

Они предусматривают, что все трудовые документы работников, вкладыши, находящиеся в них, а также запасные их бланки должны фиксироваться в специальном журнале, а именно в книге учета движения трудовых книжек.

Чтобы документ содержал достоверную информацию, нужно знать, как правильно заполнить книгу движения трудовых книжек.

Регистрационная форма трудовой книжки

Учет документации осуществляется благодаря регистрации в определенной форме.

Регистрация представляет собой занесение записи учетных данных о документе строго по установленному образцу, где должны быть указаны факты о создании трудовой книжки, ее отправлении или же получении.

Регистрации подвергается вся документация, которая связана с исполнением, учетом и использованием в справочных целях. При регистрации документа происходит включение его в информационно-поисковую систему фирмы по присвоенному ему регистрационному номеру.

Понятие о регистрации документов, значение этой процедуры с юридической стороны и значимость процесса в делопроизводстве показывают, что кадровой службе любой организации приходится работать с большим числом регистрационных журналов и книг, которые в большинстве случаев не имеют строгой формы.

Исключением является журнал, регистрирующий трудовые книжки. Приходно-расходная книга, предусмотренная в бухгалтерии, содержит информацию о вкладышах и бланках книжки, тогда как в книге учета движения хранятся данные о заполненных бланках книжек и их вкладышей.

Вся эта работа ведется людьми из кадровой службы или теми, кто является ответственным за кадровое делопроизводство.

Форма, предусмотренная для книги учета

Ранее, до 1974 года, форма книги о движении трудовой документации имела 14 граф, но после постановления Минтруда России был введен новый образец, включающий в себя на одну графу меньше.

Вследствие этого было внесено незначительное изменение: две графы, которые до этого момента отражали информацию о том, сколько в рублях и копейках было получено с претендента за бланк трудовой книжки при ее первоначальном оформлении или за бланк вкладыша, были объединены в общую графу с записью о сумме в рублях. При всем этом книга отличается от прочих учетных форм существенной особенностью.

Книга движения трудовых книжек заполняется не на протяжении всего календарного года, как многие формы по учету документации, а до того момента, как все ее страницы будут использованы по назначению, поэтому  ведется несколько лет.

Как правильно завершить книгу

Проблема решается иным способом, если в организации велся учет в книге по произвольной форме.

В таком случае книгу, которая не соответствует официально установленной, нужно закрыть, при этом дается пояснение о причине прекращения ее ведения и делается пометка об общем количестве зарегистрированных в документе трудовых книжек всех работающих в организации. После проведения этой процедуры начинается учет по строго установленной форме.

Стоит принять к сведению, что та книга, которая оказалась «неправильной», ни в коем случае не должна быть уничтожена. Это связано с тем, что в ней содержится информация не только о работниках, принятых ранее, но и отметки о получении трудовых книжек увольняемых сотрудников.

В журнал по учету движения трудовых книжек должна быть занесена следующая информация:

  • о трудовых книжках, отданных в кадровую службу сотрудниками при устройстве на работу}
  • о трудовых книжках и их вкладышах при трудоустройстве в первый раз в данную организацию, а также пометки о вкладышах, которые выдаются на протяжении работы в этой компании.

Если работником были предоставлены вкладыши с предыдущего места работы, то вносятся данные только о трудовой книжке.

Как заполнять графы в книге учета движения трудовых книжек

Графы в книге по учету документации заполняются в соответствии с установленными правилами.

  1. В первой графе должны находиться данные о регистрационных номерах как книжки, так и ее вкладышей. Обычно они регистрируются по очереди.
  2. Во второй, а также третьей и четвертой должны быть пометки о дате приема на работу, а также дата заполнения бланков вкладыша и самой трудовой книжки. Прописываются и год, и число, и месяц.

Нужно заметить, что зачастую эти даты не совпадают по следующим причинам:

  • если работник проработал в компании больше 5 лет}
  • если работник оформляется в первый раз, и дата о приеме на работу вносится позднее.

Итак, прием на работу и дата, когда была заполнена трудовая книжка, могут не совпадать. Если произошла подобная ситуация, то рекомендуется записывать в журнал учета данные о дне приема на работу. Дата вносится так же, как и в другие регистрационные формы и служебные документы: число и месяц прописываются арабскими цифрами, а год состоит из четырех.

  1. Пятая графа содержит информацию о фамилии владельца трудовой книжки, его полном имени и отчестве. Не допускается запись инициалов.
  2. В шестой графе делаются пометки о номере и серии трудовой книжки и, соответственно, ее вкладыша. Стоит заметить, что нужно внимательно отнестись к тому, как правильно заполнять книгу учета движения трудовых книжек в таких случаях:
  • работник оформляется впервые}
  • работник сам предоставил документ.

Работники в возрасте могут предъявить документ старого образца, в котором отсутствуют серия и номер. Чтобы пустая графа не была воспринята как небрежность и невнимательность при заполнении журнала, в ней ставится прочерк.

Бланки и вкладыши трудовых книжек 1974 года содержали буквы АТ и римские цифры, номер же был семизначным. Современные бланки также содержат буквы, но цифр нет, они имеются в номере, который так и остался семизначным. На бланках трудовых документов колхозников также имеют место и номер, и серия.

Нужно быть внимательным при оформлении книжки впервые, так как она должна быть зарегистрирована в соответствующей книге по приходу и расходу. Использование неоприходованного бланка трудового документа недопустимо, ведь их серия и номер должны быть занесены в специальную книгу.

  1. Седьмая графа несет в себе информацию о должности, на которую заступает работник. Пометка делается с учетом штатного расписания организации. Сначала указывается при заключении договора, а затем во всех документах по учету труда и его оплаты:
  • приказ о приеме на работу}
  • документ учета рабочего времени}
  • личная карточка сотрудника}
  • трудовая книжка.

Также вместо профессии может быть записана конкретная рабочая функция.

  1. В восьмой графе принято записывать подразделение компании, куда принят на работу сотрудник. В случае, если организация сложно структурирована, то во избежание путаницы и ошибок записывается не только подразделение, где будет выполнять свои функции работник, но и вышестоящий орган, в составе которого находится предыдущий.
  2. Девятая графа содержит записи о дате и номере документа, на основании которого был принят работник. К примеру, протокол совещания участников общества с ограниченной ответственностью, распоряжение или же приказ о приеме на работу. Запись имеет место лишь при регистрации трудовых книжек (как предъявляемых сотрудником, так и при оформлении первый раз). Информация о регистрации вкладыша неприемлема в данной графе, поэтому никаких ссылок на приказ не должно быть, ставится прочерк.
  3. В десятой графе должна быть поставлена подпись лица, которое приняло у работника трудовой документ или оформило его впервые. Подпись собственноручная и обычно принадлежит сотрудникам кадрового отдела организации.
  4. В содержание одиннадцатой графы должны быть внесены пометки о сумме, которую отдал работник за бланк трудовой книжки или вкладыша. Правила хранения и ведения трудовых книжек не прописывают конкретную цифру, но указывают, что при осуществлении выдачи трудового документа или вкладыша работодатель берет с работника определенную плату, которая рассчитывается с учетом расходов на ее приобретение. Данный столбец заполняется тогда, когда работник устраивается впервые. В остальных вариантах принято ставить прочерк, показывая таким образом, что деньги с сотрудника не были приняты.

Также, если организация имеет возможность выдавать трудовые книжки и их вкладыши бесплатно, и это зафиксировано в правилах внутреннего распорядка, то в одиннадцатой графе ставится прочерк, который будет свидетельствовать о том, что в данной компании эта информация не вносится.

  1.  Как двенадцатая, так и тринадцатая графа заполняется при увольнении работника. В двенадцатой указывается дата, когда сотруднику возвращается трудовая книжка, а в тринадцатой он оставляет свою подпись.

Если же в день увольнения работник не смог по каким-либо причинам забрать документ, то работодатель должен отправить работнику уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку или дать разрешение на то, чтобы она была отправлена по почте. В таком случае в графах указывается:

  • номер уведомления и дата}
  • дата, когда была отправлена почтой трудовая книжка. Дополнительно нужно указать номера квитанций с почты, которые подшиваются в дело так же, как и копии отправленного уведомления.

Если за период работы сотруднику был выдан вкладыш, то он расписывается за него отдельно, ведь регистрация этого документа выделена отдельной строкой.

Исправление записей

Если учитывать тот факт, что записи в книгу учета заносятся от руки, то кадровик может допустить ошибку, которая непременно должна быть исправлена. Однако нет конкретных правил о том, как именно должны исправляться такие записи.

Поэтому одним из вариантов по исправлению ошибок в рукописных документах и формах регистрации является зачеркивание одной чертой. При этом написанное закрепляется пометкой об исправлении и подписью сотрудника кадровой службы, который внес изменения в документ.

Единственный минус данного метода – это отсутствие места для пояснения и подписи.

В связи с наличием такой проблемы, можно применить один из способов исправления ошибок в трудовой книжке, а именно под неверной записью делается пометка о том, что она недействительна, и ниже вносятся новые данные. Никакие зачеркивания не потребуются.

Требования для книги учета

Кроме знаний о том, как заполнить документ, в котором будет зафиксировано движение трудовых книжек, нужно следить за тем, чтобы книга соответствовала следующим требованиям:

  • Желательно переплет книги прошить нитками или подобрать твердую оболочку, так как данный журнал ведется достаточно долго, а потом длительное время находится в архиве организации.
  • До того момента, как книгу начнут заполнять, нужно проследить, чтобы каждая ее страница была пронумерована.
  • Книга должна быть опломбирована или иметь сургучную печать, которая захватывает часть листа бумаги, концы шнура, выступающие из-под него, и обложку. Если же вместо печати из сургуча использована пломба, то она может быть поставлена на концы шнура. По правилам ведения и хранения книг по учету движения трудовых книжек не предполагается ставить оттиски печатей при заполнении документа.
  • В книге должна присутствовать заверительная надпись с пометкой цифрами и прописью о количестве пронумерованных прошнурованных страниц. По правилам ведения и хранения учетной книги заверяется она подписью руководителя компании, а не кем-то из работников кадрового отдела.

После того, как книга была заполнена от первого до последнего листа, начинается ведение нового документа по учету движения трудовых книжек. Заполненная книга не сдается в архив, а остается на рабочем месте одного из работников кадрового состава организации, так как она понадобится при увольнении работника, которому нужно будет расписаться в журнале.

В последующем книга учета трудовых книжек и их вкладышей сдается по описи в архив организации. Хранение данного документа происходит до определенного срока, а именно 50 лет.

  • Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-nuzhno-pravilno-zapolnyat-knigu-dvizheniya-trudovyh-knizhek

Книга учета движения трудовых книжек

Заполнить книгу учета трудовых книжек

• Скачать актуальный бланк книги учёта трудовых книжек (формат Word)

• Скачать образец заполнения книги учёта движения ТК.

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

В Книге делаются записи о следующих событиях:

  • Получение от принятого работника его трудовой;
  • Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
  • Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
  • Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
  • Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.

Требования к внешнему виду Книги

Опираясь на законодательно установленные правила и решения Московского суда, касающиеся их нарушения, можно составить список требований, которые нужно учесть при оформлении Книги:

  • У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
  • Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
  • Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
  • На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
    • название журнала;
    • число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
    • дату заведения реестра;
    • подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.

Важно! Право на заверение Книги закреплено только за руководителем организации или ИП. Ни его заместитель, ни лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, не могут расписаться в записи на обороте журнала.

  • Скрепление нитей прошивки и заверительной записи должно быть произведено сургучной печатью или пломбой. Причём при скреплении Книги нельзя использовать в качестве замены пломбе бумажную наклейку, ведь абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек разрешает только вариант с сургучом.

Несоблюдение вышеуказанных правил рассматривается как административное правонарушение и может вызвать наложение на организацию штрафа или даже приостановление деятельности юридического лица.

Заполнение Книги учёта движения трудовых книжек

Унифицированной формой из Приложения №3 к Постановлению Минтруда №69 от 10.10.2013 предусмотрено 13 столбцов. Рассмотрим особенности заполнения сведениями отдельных граф.

Содержит порядковый номер строки, вносимой в Книгу. Все записи журнала, от первой до последней, должны иметь сквозной номер.

Графа 2-4 «Дата приема на работу, запол­нения трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее»

Указывается соответственно число, месяц и год производимой записи. Формат внесения даты предусмотрен такой же, как и при заполнении самих трудовых книжек, т.е. арабскими цифрами, по два (число и месяц) и четыре (год) элемента.

Учитывая, что дата заполнения трудовой книжки в организации может отличаться от даты оформления сотрудника (от пяти до семи – при первичном заполнении книжки для работника – дней), то лучше, если дата, указанная в текущих графах, будет соответствовать моменту заполнения трудовой, а не поступления сотрудника на работу.

Графа 5 «ФИО владельца трудовой книжки»

Заполняется личными сведениями, взятыми из паспорта. Особое внимание стоит обратить на то, чтобы данные были идентичны документу, удостоверяющему личность, например, если «Фёдор» записано в паспорте с буквой «Ё», в Книге имя этого сотрудника тоже надо отразить через «Ё». Фамилия, имя и отчество вносятся целиком, заполнение графы инициалами не разрешается.

Графа 6 «Серия и номер трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее»

Отражаются реквизиты поступающих, заведенных или выбывающих бланков трудовых, в которых ведутся записи. Формат реквизитов может различаться в зависимости от периода выпуска бланков:

  • с 1938 года – серия и номер на бланках не предусматривались. В Книге делается запись «б/н» или ставится прочерк;
  • с 1974 года – серия содержала римские цифры и буквы, а номер имел 7-значный формат;
  • с 2003 года – серия обозначается русскими буквами, номер состоит из 7 арабских цифр.

Важно! Реквизиты вкладыша в трудовую книжку регистрируются в Книге, только если он оформляется в этой организации. Если сотрудник при поступлении на работу передает свою трудовую книжку с уже имеющимся в нём вкладышем, занесению в графу 6 подлежат только серия и номер самой трудовой книжки.

Графа 7 «Долж­ность, профес­сия, специ­альность работ­ника»

Заполняется названием трудовой функции, которую исполняет сотрудник. Формулировка должности должна совпадать со сведениями, указанными в трудовом договоре и других первичных документах: приказе о приёме на работу, штатном расписании, личной карточке и пр.

Графа 8 «Наиме­нование места работы, куда принят работник»

Вносятся данные, также взятые из трудового договора и штатного расписания и содержащие краткое название работодателя и наименование отдела или службы, где будет работать сотрудник.

Графа 9 «Дата и № приказа о приёме на работу»

Включает реквизиты приказа или иного документа (например, протокола общего собрания), на основании которого сотрудник утверждён в должности. Как и при заполнении бланка трудовой, в этой графе номер приказа указывается после его даты, а не до. Столбец заполняется только при регистрации движения трудовой книжки, а при выдаче вкладыша графа прочёркивается.

Графа 10 «Расписка ответст­венного лица, приняв­шего или запол­нившего трудо­вую книжку»

Ставится личная подпись (без расшифровки) лица, которое назначено ответственным за ведение и хранение трудовых книжек в организации и которое зафиксировало запись в Книге.

На практике бывают случаи, когда новый сотрудник приходит на работу в кадровую службу и обнаруживает, что Книга в организации до сих пор не велась. Тогда, оформив докладную записку на имя руководителя, чтобы освободить себя от ответственности за отсутствие обязательного журнала в предыдущих периодах, новый кадровик оформляет Книгу «с нуля».

При этом он должен внести в реестр те трудовые книжки, которые на данный момент уже хранятся в организации. Сведения об имеющихся трудовых заполняются с учётом хронологии, т.е. книжки, поступившие раньше, нужно указать первыми, а позже – последними. Но так как новый кадровик сам лично у работников эти книжки не принимал, в графе 10 по этим строкам он расписываться не должен.

Графа 11 «Полу­чено за запол­ненные трудо­вые книжки или вкла­дыши в них (руб.)»

Содержит сумму, переданную сотрудником в счёт оплаты за новый бланк, заполненный на него. В случае, если внутренний распорядок работодателя не предусматривает взимания расходов на бланки с работников или если суть события, вносимого в Книгу, не связана с тратой нового бланка (например, регистрация уже ранее заполнявшейся трудовой нового сотрудника), то в графе 11 ставится прочерк.

Графа 12 «Дата выдачи на руки трудо­вой книжки при прекра­щении трудо­вого дого­вора»

Заполняется датой последнего дня работы сотрудника у данного нанимателя.

В случае, когда сотрудник берёт перед увольнением отпуск, то официально его последний день работы будет совпадать с последним днём отдыха, но фактическая выдача трудовой книжки на руки и денежный расчёт производится до отпуска. Несмотря на это, в графу 12 всё равно вносится официальная дата завершения работы сотрудника в организации.

Графа 13 «Рас­писка работ­ника в полу­чении трудо­вой книжки»

Эта графа может содержать:

  • при получении лично – подпись сотрудника, получающего на руки при увольнении свою трудовую книжку;
  • при неявке работника за трудовой – реквизиты уведомления (заказного письма или телеграммы), содержащего обращение к бывшему работнику с просьбой явиться в организацию для получения своей трудовой книжки;
  • при отправке трудовой книжки почтой – дату отправки.

В последних двух случаях чеки и квитанции, полученные в почтовом отделении, необходимо подшить в личное дело бывшего сотрудника.

Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек

Источник: https://ip-spravka.ru/zapolnenie-trudovoj-knizhki-v-2021-godu/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek

Книга учета движения трудовых книжек 2021 | Скачать образец

Заполнить книгу учета трудовых книжек

Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

  1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
  2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
  3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
  4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
  5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Общие требования к журналу учета трудовых книжек

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.

Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа:

1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

  • название документа;
  • количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
  • дату начала ведения журнала;
  • подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Инструкция по заполнению книги учета

Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:

Порядковый номер столбца
1Проставляется порядковый номер записи
2, 3, 4Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ
5Заполняется ФИО владельца трудовой книжки. Указывать инициалы запрещено, имя и отчество (при наличии) должны быть занесены полностью
6Указываются реквизиты трудовой книжки или вкладыша в нее.При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании. Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки.Реквизиты могут отличаться в зависимости от года выпуска бланка:с 1938 до 1974 – унифицированные формы не имели серии и номера, поэтому при заполнении реквизитов нужно проставить прочерк или запись «б/н»;с 1974 по 2003 – выпускались трудовые книжки серий AT-I – АТ-X с 7-значным номером;с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков
7Заполняется должность работника в точном соответствии с трудовым договором (приказом о приеме на работу, протоколом общего собрания)
8Указывается краткое название работодателя и наименование структурного подразделения (службы, отдела и пр.), в котором будет работать сотрудник
9Заносятся реквизиты приказа о приеме на работу или иного документа, на основании которого работник вступает в должность. При заполнении вкладыша к трудовой книжке в данном столбце ставится прочерк
10Ставится подпись должностного лица, ответственного за ведение журнала
11Указывается сумма, внесенная работником в оплату нового бланка.Если регламент работодателя не предусматривает взимание платы с сотрудников за новые бланки или запись не связана с оформлением новой трудовой книжки или вкладыша к ней, в данном столбце ставится прочерк
12Указывается последний рабочий день сотрудника в данной организации.Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением и получил расчет и трудовую книжку в последний рабочий день, нужно записать дату увольнения согласно приказу (в данном случае такой датой будет являться последний день отпуска)
13В зависимости от ситуации:
  • проставляется подпись сотрудника, получающего на руки трудовую книжку;
  • заполняются реквизиты уведомления, направленного работнику, если уволенный не явился за трудовой в кадровую службу компании;
  • указывается дата почтового отправления (передачи в курьерскую службу), если трудовая книжка была отправлена через почту (иную организацию, занимающуюся доставкой документации)

Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.

В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.

При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.

Как внести исправления в книгу

Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

  1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
  2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
  3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за несоблюдение правил учета

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

  • предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Читайте более подробно: Книга учета движения трудовых книжек

Источник: https://nalog-spravka.ru/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек – образец заполнения

Заполнить книгу учета трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек предназначен для фиксирования в нем данных о трудовых книжках сотрудников. После того как работодатель принял на работу нового сотрудника, он оставляет у себя трудовую книжку нового работника. Вся информация об этой книжке вносится в специальный журнал.

Структура журнала выглядит следующим образом: 

Титульный лист и бланки заполнения

Заполнение книги учета осуществляется по особым правилам. Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты. Кроме того, на документ в обязательном порядке ставится опечатка. В противном случае книга учета теряет свою юридическую силу, и документ признается недействительным. В случае если сотрудник увольняется, ему должны вернуть трудовую книжку.

После возврата документа на руки сотруднику, он ставит свою подпись, подтверждая возврат. Обязанности по ведению, хранению, учету трудовых книжек ложатся на плечи работодателя. Однако он может издать распоряжение, в котором назначит человека, отвечающего за сохранность книжек.

Правила обязательны к исполнению. В случае нарушения правил, предусматривается штраф или же отстранение работодателя от его деятельности.

Оформление журнала

Несмотря на то что журнал учета имеет строгую структуру, единого правила оформления для данного документа нет. Несмотря на это, процедура регистрации трудовых книжек структурирована.

Бланки будущих трудовых книжек и их вкладышей подлежат строгому учету в специальной приходно-расходной книге. Она находится «на балансе» бухгалтерского отдела.

Трудовые книжки имеющие записи, находятся в ведении работодателя или же ответственного за их сохранность сотрудника. Книга учета нового образца (введена в 2003 году) имеет тринадцать граф.

Рассмотрим назначение каждой графы:

  • 1 – Порядковый номер.
  • 2, 3, 4 – Дата принятия сотрудника, дата внесения записи в трудовую книжку. Обычно, заполняется в формате: число (2 граф), месяц (3 граф), год (4 граф).
  • 5 – ФИО работника.
  • 6 – Серия и номер трудовой книжки.
  • 7 – Должность работника.
  • 8 – Название организации и отдела, в которое зачислен сотрудник.
  • 9 – Число выхода распоряжения (плюс номер распоряжения) о зачислении.
  • 10 – Подпись лица (или руководителя организации), которое отвечает за трудовые книжки, и их хранение.
  • 11 – Сумма, заплаченная работником за заполнение трудовой книжки.
  • 12 – Число возврата трудовой книжки сотруднику, который был уволен (либо уволился) с организации.
  • 13 – Подпись сотрудника, подтверждающая получение трудовой книжки.

Оформление журнала учета на заполнении граф не заканчивается.

Помимо этого, существуют общие правила оформления:

  • Книга должна иметь плотную обложку.
  • Страницы журнала прошнурованы и пронумерованы.
  • На последней странице указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц.

Последняя страница содержит подпись ответственного лица либо руководителя организации. Журнал учета должен быть опечатан сургучной либо пленочной печатью, в соответствии с ГОСТом.

Правила подписывания

Как говорилось выше, книга учета должна иметь подпись руководителя организации либо ответственного лица. Подписывая документ, подписывающий должен убедиться в том, что книга учета заполнена, верно, правильно оформлена, в записях отсутствуют ошибки и неточности. Кроме подписи на последнем листе, должна содержаться информация о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц.

Правила ведения и исправления ошибочных записей

Книга учета имеет четкие правила ведения, речь о которых пойдет ниже:

  • Она используется до фактического ее окончания.
  • Страницы нумеруются и прошнуровываются.
  • Записи в ней идут по порядку, не должно быть пропущенных записей.
  • Выполняется в твердой, плотной обложке.
  • Журнал учета по фактическому своему окончанию, опечатывается и используется лишь тогда, когда надо внести запись об уволенном сотруднике и выданной ему на руки трудовой книжке.
  • Последняя страница журнала содержит информацию о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц, а также заверительную подпись ответственного лица.
  • В случае если она заполнялась неофициальным образом, то ответственное лицо должно на последней странице указать следующую надпись: «учет не ведется», и начать оформлять новую книгу в соответствии с официальными установками.

Как известно, никто не застрахован от ошибок. От ошибок не застрахован и человек, заполняющий журнал. Как говорилось ранее, заполнение журнала, его структура имеет установленный законом стандарт. Лишь при выполнении этого стандарта журнал учета может считаться действительным. Однако, процедура исправления ошибок не имеет четкой регламентации.

Сотрудник кадровой службы, допустивший ошибку, может в скобках после неверной записи оставить следующую строчку: «запись недействительна». И в месте, ниже неверной записи указать верный вариант. При этом неверную информацию зачеркивать не стоит.

Стоит сказать, что этот способ исправления ошибки является наиболее верным.

Бывают и такие случаи, когда надпись сделана ошибочно. К примеру, указаны данные работника, который не числится на предприятии либо в фирме.

Тогда, эта информация зачеркивается одной тонкой чертой, а в скобках напротив неверной записи указывается: «запись неверна».[/box]

Стоимость

Стоимость данного документа зависит от многих факторов:

  1. Вид обложки: твердый переплет либо мягкий картон.
  2. Число страниц.
  3. Использование ламинированной бумаги.
  4. Шнуровка и опечатка книги.

В соответствии с правилами, книга должна быть опечатана, и иметь шнуровку. Обложка должна быть выполнена в твердом виде (подойдет и картонная обложка, для книги малой толщины) книгу, имеющую большое количество страниц, рекомендуется приобретать с твердым переплетом. Книга большой толщины, с твердым переплетом, прошнурованная и пронумерованная обойдется организации в 300-500 рублей.

Источник: https://arenateam.ru/upravlenie/kadrovyj-uchet/trudovaya/kak-podpisyvat-knigu-ucheta.html

Адвокат тут
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: