Журнал регистрации приказов по зарплате образец заполнения

Содержание
  1. Правила ведения журнала регистрации приказов о приеме на работу
  2. Форма журнала
  3. Как заполняется журнал
  4. Кто может проверять журнал
  5. Журнал регистрации приказов: что такое, виды журналов, правила оформления, образец
  6. Для чего нужен журнал регистрации приказов?
  7. Виды журналов регистрации
  8. Структура и содержание журнала приказов работодателя
  9. Типовые правила и требования к оформлению учетных книг
  10. Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя
  11. Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу
  12. Почему необходимо ведение журнала
  13. Законодательная база для учета документации
  14. Образец журнала регистрации приказов по личному составу – скачать
  15. Структура заполнения
  16. Какие приказы подлежат регистрации в журнале
  17. Журнал директора
  18. Журнал главного бухгалтера
  19. Основные виды журналов по срокам хранения
  20. Требования к заполнению    
  21. Как правильно заполнить журнал регистрации приказов по личному составу
  22. Для чего нужен журнал регистрации приказов по личному составу
  23. Журналы директора и главного бухгалтера
  24. Деление журналов на несколько видов по срокам хранения
  25. Какой должна быть структура документа
  26. Защита от внесения неправомерных изменений
  27. Контрольная пломба на журнале: для чего нужна
  28. Дополнительные правила ведения
  29. Нужно ли заполнять журнал регистрации приказов на отпуск — скачать удобный образец в excel
  30. Нужно ли вести?
  31. Метод ведения и учета
  32. Порядок заполнения
  33. Скачать образец заполнения

Правила ведения журнала регистрации приказов о приеме на работу

Журнал регистрации приказов по зарплате образец заполнения

03.05.2021

Журнал регистрации приказов о приеме на работу является обязательным документом кадрового делооборота, а для его ведения на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, ведение, хранение и заполнение журнала входит в компетенцию сотрудников кадровой службы. Разберем нюансы внесения записей в указанный журнал, а также общие правила его ведения на предприятии.

Форма журнала

Предприятие обязано оформлять трудовые отношения с сотрудниками в письменной форме – для этого издается приказ о приеме на работу каждого специалиста, а также составляется трудовой контракт. Все данные о принятых сотрудниках отражаются в журнале регистрации приказов о приеме на работу. Выделим общие правила, которые нужно соблюдать при ведении данного документа:

  • единая типовая форма журнала не утверждена на законодательном уровне – ее должен утвердить руководитель предприятия в виде положения, инструкции или иного локального акта;
  • ведение указанных журналов предусмотрено Федеральным законом № 125-ФЗ, поэтому документ подлежит сдаче в архив при ликвидации или реорганизации предприятия, а также по истечении срока хранения;
  • для ведения всех журналов кадрового документооборота на предприятии назначается ответственное лицо – это может быть специалист кадрового отдела, делопроизводитель, секретарь и т.д.

Предприятие может самостоятельно разработать форму журнала, а в процессе хозяйственной деятельности допускается внесение изменений в утвержденный бланк.

Образец заполнения журнала регистрации приказов

Скачать бланк в электронном виде можно на нашем сайте, а для разъяснения всех положений этого документа лучше обратиться к профессиональным специалистам.

Отменим ряд обязательных требований, которые должны соблюдаться при ведении журнала:

  • как правило, журнал ведется в письменной форме – он может быть изготовлен типографским способом, нумеруется, сшивается и скрепляется печатью;
  • допускается ведения журнала в электронной форме – такое правило должно быть указано в отдельном приказе руководителя организации;
  • журнал ведется сплошным методом в порядке очередности издания приказа – не допускается внесение записей задним числом, а исправление любых ошибок должно сопровождаться отметкой ответственного лица;
  • журнал хранится у специалиста, ответственного за его заполнение.

Как заполняется журнал

При утверждении формы журнала устанавливаются требования к его содержанию. В состав обязательных пунктов будут входить:

  • на титульном листе указываются сведения о работодателе, датах начала и окончания ведения журнала, данные об ответственном лице;
  • для каждой записи указывается порядковый номер;
  • сведения о регистрируемом приказе должны содержать все реквизиты этого документа – дата и номер, информация о трудоустроенном сотруднике, должность и структурное подразделение, дата начала работы;
  • документ ведется в пределах одного календарного года, а после его окончания происходит закрытие журнала и одновременное открытие новой формы;
  • закрытый журнал хранится в кадровой службе или у иного ответственного лица.

Каждый лист журнала подлежит сквозной нумерации, а изъятие листов или добавление новых страниц не допускается. Если в пределах календарного года в журнале заканчиваются свободные строки для записей, нужно открыть новый документ.

Журнал включается в общую номенклатуру дел, утвержденную на предприятии. Каждый сотрудник имеет право знакомиться с записями журнала, относящимися к его приему на работу.

При необходимости ошибочные записи могут признаваться недействительными – для этого ответственное лицо вносит сведения об аннулировании записи со ссылкой на соответствующее решение руководства.

При выявлении технических ошибок, их устранение происходит путем внесения достоверных сведений с отметкой «исправленному верить».

Закрытые журналы хранятся на предприятии в составе внутреннего архива. По факту открытия новых журналов делается отметка в отчете по номенклатуре дел. Уничтожение указанного документа допускается только после истечения срока хранения с составлением комиссионного акта.

Кто может проверять журнал

В процессе текущей деятельности доступ к сведениям журнала имеет круг лиц, оговоренный в локальных актах предприятия – руководитель, заместители, сотрудники бухгалтерии и кадровой службы. Журнал может проверяться при проведении следующих мероприятий:

  • плановые или внеочередные внутренние инвентаризационные проверки, назначенные руководителем;
  • проверка, назначенная Государственной трудовой инспекций;
  • прокурорские проверки;
  • проверки при назначении внутреннего или внешнего аудита.

Помимо этого, журнал может быть истребован судебными учреждениями (например, при рассмотрении трудового спора о восстановлении на работе). Для этого на предприятие должен быть направлен официальный запрос суда.

Штраф за отсутствие журнала регистрации не предусмотрен действующим законодательством. В частности, трудовая инспекция на своем сайте указывает, что штраф может назначаться только за отсутствие журнала учета трудовых книжек.

Однако, любые факты нарушения документооборота будут указаны в акте проверки и повлияют на размер штрафных санкций.

Кроме того, допускается административная ответственность по КоАП РФ за нарушение правил архивного дела – влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.

Если нарушения при ведении журнала выявлены в ходе внутренней проверки, назначается служебное расследование. За ненадлежащее исполнение своих обязанностей к ответственному лицу могут применяться меры дисциплинарного воздействия, предусмотренные ТК РФ – предупреждение, выговор или увольнение.

Правила ведения журнала регистрации приказов о приеме на работу Ссылка на основную публикацию

Источник: https://u-volnenie.ru/trudoustrojstvo/zhurnal-registracii-prikazov-o-prieme

Журнал регистрации приказов: что такое, виды журналов, правила оформления, образец

Журнал регистрации приказов по зарплате образец заполнения

Последнее обновление: 18.02.2021

Деятельность любой организации, независимо от правовой формы собственности, индивидуальных предпринимателей, использующих труд наемных рабочих, связана с оборотом документов внутреннего пользования.

 Издаваемые руководителем письменные распоряжения должны быть доведены до сведения подчиненных, что должным образом необходимо зафиксировать.
Для возможности осуществления контроля исполнения заводят журнал проработки приказов и распоряжений.

Поговорим подробные о том, кто и как должен вести журнал приказов.

Для чего нужен журнал регистрации приказов?

С точки зрения закона никаких обязательных требований к наличию подобного рода документа нет. Но, при проведении надзорных мероприятий государственными органами в сфере трудовых отношений, инспектор вправе затребовать журнал регистрации приказов организации.

Прежде всего, благодаря зарегистрированным данным, можно без труда отследить хронологию последовательности событий, например:

  • когда человек был принят на работу;
  • переводился ли за время трудовой деятельности на другие участки работ;
  • привлекался ли к дисциплинарной и прочим предусмотренным законом видам ответственности;
  • дату и причину прекращения трудовых отношений.

Как правило, регистрация распоряжений в организации вменяется в профессиональные обязанности секретарю, передающему документы на подпись руководителю, принимающему входящую информацию, рассылающему исходящую корреспонденцию.

Регистрация производственных приказов позволяет экономить время при необходимости найти то или иное распоряжение, в то числе за прошлые годы деятельности. Без учета представьте, сколько часов или даже дней нужно будет перелистывать все собранные в течение многих лет распоряжения, которые должны храниться работодателем вплоть до 75 лет.

Можно сделать вывод: даже при передаче документов на хранение в архив, подшив их в хронологическом порядке, приложенный журнал регистрации производственных приказов позволит не допустить неразберихи.

Виды журналов регистрации

Порядок ведения документооборота для внутреннего пользования утверждается локальными правовыми актами.

Отдельно могут быть заведены книги учета для письменных распоряжений руководства, в зависимости от их предназначения:

  • касающиеся основной производственной деятельности, включая вопросы финансирования;
  • по вопросам организации и охраны труда;
  • кадровые – о приеме, перемещениях (переводах), увольнении работников; установлении или повышении квалификации работников; о награждениях или дисциплинарных взысканиях;
  • журнал регистрации приказов по административно хозяйственной деятельности;
  • и прочие.

Журнал регистрации распоряжений образец:

Как правило, ведут учет в письменном виде, но допускается и электронная форма документа.

Покажем, как может выглядеть книга учета приказов по основной деятельности, образец:

Структура и содержание журнала приказов работодателя

Унифицированных форм для регистрации распоряжений внутреннего пользования не существует. В продаже имеются типовые книги учета, которыми можно воспользоваться, или разработать свою форму и заказать в печатных изданиях.

Порядок ведения регистрации документации стандартный, в виде таблицы.

Страницы имеют несколько граф для заполнения:

  • номер по порядку очередной записи;
  • дата регистрации приказа (которая считается датой его издания);
  • присвоенный номер распоряжению (он может не совпадать с порядковым, например, иметь дополнительные буквенные обозначения);
  • краткое содержание распорядительного документа;
  • кто является ответственным лицом за исполнением приказа;
  • примечание;
  • подпись должностного лица, обязанного проконтролировать исполнение об ознакомлении или о получении копии распоряжения;
  • могут быть и другие графы.

Типовые правила и требования к оформлению учетных книг

До начала внесения записей:

  • все страницы нумеруют;
  • книга учета прошивается, концы нитей заклеивают белой бумагой (или опломбируют специальной пломбой);
  • указывают количество прошитых листов, заверив подписью ответственного лица (секретарь или инспектор кадровой службы), руководителя организации;
  • подпись первого руководителя скрепляют печатью организации (при ее наличии);
  • на титульном листе уточняют дату начала и окончания ведения.

Записи могут вносить чернилами синего или черного цвета.

Не допускается:

  • подтирание ластиком;
  • использование различных канцелярских средств корректировки текста;
  • вырывание страниц.

В ситуациях, когда допущена ошибка, неверно внесенную запись аккуратно зачеркивают. После внесенной новой записи лицо, ответственное за ведение регистрации, после уточнения, что «исправленное верно», ставит свою подпись.

Если учет ведется в электронном виде, периодически информацию распечатывают, поскольку в любую компьютерную программу можно внести изменения и не составит труда поменять сведения, внесенные ранее.

Распечатанные листы также пронумеровывают, прошивают, уточняют количество, ставят подписи ответственного лица и руководителя, печать.

Титульный лист журнала регистрации распоряжений, образец:

Образец последней страницы:

Заказать бесплатную консультацию юриста

Источник: https://urist-bogatyr.ru/article-item/zhurnal-registracii-prikazov/

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Журнал регистрации приказов по зарплате образец заполнения

2ann.ru

Юридические ответы на жилищные вопросы

Нужна бесплатная консультация юриста?

Москва и московская область

8(499)110-74-89

  Что такое выписка из домовой книги и где ее можно получить

› Документы

Все приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения. Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.

Мнение эксперта

Озерова Марина

Юрист, специализация наследственные, семейные, жилищные делам

Советуем ознакомиться с тем как правильно вести книгу учета трудовых книжек — подробности тут.

  • Способы ведения и ответственный
  • Как выглядит журнал для регистрации
  • Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

    Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

    Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

    К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

    • о приеме сотрудника на работу;
    • увольнении сотрудника;
    • переводе сотрудника на другую должность;
    • совмещении сотрудника;
    • совместительстве сотрудника;
    • заработной плате;
    • командировке;
    • отпуске, декрете;
    • награждении;
    • изменении Ф. И. О. работника.

    Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

    • Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
    • Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
    • Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

    Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

    Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

    • наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
    • наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
    • наличие заголовка документа;
    • наличие текста приказа;
    • наличие подписи руководителя работодателя;
    • наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

    О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».

    Почему необходимо ведение журнала

    Поскольку в соответствии c ГОСТ P 51141-98 под регистрацией понимается запись по установленной форме данных про документ с соблюдением существующих правил.

    Регистрация подтверждает сам факт получения или же создания документа в конкретное время посредством внесения информации о нём в соответствующую регистрационную форму, сопровождаясь присвоением номера, а также записыванием основных данным про документ.

    Таким образом, именно регистрация сообщает документу юридическую силу, поскольку именно с её помощью фиксируется сам факт его создания. Поэтому приказ по личному составу до его регистрации в Журнале как бы не существует.

    Правовая основа существования такого журнала, порядок его ведения, а также отнесение его к документам длительного хранения — постановление Росархива от 06.09.2000 г.

    Статья № 358 этого документа постановляет необходимость вести учёт кадровых приказов отдельно от иных видов документооборота.

    Согласно требований нормативного документа журнал (книга) регистрации приказов кадровых назначений, перемещений, увольнений ведётся на каждом предприятии.

    Систематизация вносимой информации основывается на принципе хронологического каталога. Сами же приказы по кадрам хранятся отдельно, подшиваясь в соответствующие личные дела работников.

    Законодательная база для учета документации

    Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале.

    Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке.

    При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

    № п/пНормативный актОписание
    1Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.
    2

    Источник: https://NotariusMoskva.ru/zhilishchnoe/kak-vesti-zhurnal-registracii-prikazov.html

    Образец журнала регистрации приказов по личному составу – скачать

    Журнал регистрации приказов по зарплате образец заполнения

    Журнал регистрации приказов по личному составу (далее – будем называть его по первому слову наименования) – это специальный документ, куда заносятся все факты по движению работников.

    Это все является основанием для оформления трудовых книжек работающих.

    Поэтому их фиксация имеет важность для обоих — руководителя, подчиненного, поскольку определяют степень служебного положения последнего, оплату его труда соответственно.

    Так как этот сброшюрованный документ представляет определенную ценность по расчету трудового стажа работника, то хранится в учреждении 75 лет независимо от переименования места или его реорганизации.

    Структура заполнения

    Каждая страница имеет 7 столбцов, разных по ширине; каждый из них имеет свое название:

    1. Номер. Это номер распоряжения, подлежащего регистрации.
    2. Дата. Проставляется дата написания. Шаблон унифицированных приказных форм по труду предусматривает, что пара номер — дата неразделима, то есть они обычно стоят рядом.
    3. Вид. Бывает три – о приеме, об увольнении, о переводе.
    4. ФИО работника. Использовать именительный падеж, писать полностью, без сокращений.
    5. Табельный номер. Присваивается служащему при приеме.
    6. Основание. По действующему законодательству, это трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору. Соглашений может быть несколько, им также присваиваются номера.

    Какие приказы подлежат регистрации в журнале

    Как было уже указано выше, основные типы приказов определяют отношение работника к своему рабочему месту – либо он принят на должность, либо уволен, либо переведен на другое место.

    Однако перечень обязательных документов может быть расширен.

    Примеры приказов, подлежащих регистрации в Журнале:

    • О премировании;
    • О предоставлении основных, дополнительных, других отпусков с сохранением зарплаты или без;
    • Об объявлении взыскания;
    • О направлении на курсы повышения квалификации с отрывом от производства;
    • Об изменении фамилии по вступлении в брак или вследствие развода;
    • Об утверждении или изменении штатного расписания;
    • О работе в праздничные дни.

    Иными словами, сюда могут вноситься все приказы, касающиеся трудового статуса сотрудника. Фантазия работодателя также не ограничивается предложенным перечнем. Все эти, а также подобные им документы также «проходят» через бухгалтерию, соответственно содержат информацию, обрабатываемую и предоставляемую в ФСС, ПФР для начисления необходимых выплат.

     Скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу в формате MS Word.

    Журнал также удобен тогда, когда даже через много лет по истечении своей трудовой деятельности работник оформляется на пенсию, то требует сведения для подтверждения своего трудового стажа.

    https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

    Тогда кадровику очень легко прочитать давно сделанные записи и составить необходимую справку.

    Журнал директора

    В учреждении (организации) приказы четко делятся на приказы директора и главного бухгалтера. Соответственно, каждая из групп регистрируется отдельно.

    Журнал главного бухгалтера

    К ним относятся такие приказы, типа «О материальной ответственности», «О проведении инвентаризации» и многие другие согласно номенклатуре дел бухгалтерии.

    Крупные предприятия (заводы, фабрики) имеют, конечно, свои собственные бухгалтерии). Бывают случаи, когда бухгалтерия обслуживает несколько одинаковых по типу учреждений (организаций), например, учреждения образования в пределах одного района города.

    Поэтому целесообразнее вести журналы регистрации приказов директора и главного бухгалтера отдельно с разной нумерацией-датированием, независимо от того, в одном или разных зданиях работают эти две структуры

    Основные виды журналов по срокам хранения

    Подразделяются на:

    1. Длительные;
    2. Краткосрочные.

    Выше было сказано, что приказы по личному составу должны храниться 75 лет. Напомним, что в них отражается информация именно по личностям сотрудникам, сведения об их должностях, история переводов.

    Многие кадровики предпочитают дробить приказы по личному составу, выделяя некоторые из них в отдельный регистр. Они условно называются менее важными, их можно обозначать приказами «по кадрам». Это могут быть приказы об отпусках. Также яркий пример таких приказов – об объявлении взыскания.

    Дело в том, то срок действия замечаний и выговоров длится приблизительно 6 месяцев. Потом взыскание снимается и приказ, соответственно, теряет свою юридическую силу, значимость, перестает быть значимым для директора и сотрудника. Такие распоряжения можно не хранить 75 лет. Поэтому они называются краткосрочными.

    Хотя целесообразнее все же вести одну папку долгосрочных приказов, а также соответственно записывать их в одном месте.

    Требования к заполнению    

    1. Журнал должен иметь титульный лист с указанием наименования организации. Наименование указывается полностью и в краткой форме в соответствии с Уставом. Также указывается дата начала ведения журнала. Когда заканчивается последняя страница журнала, а записи уже негде фиксировать, то на титульнике фиксируется дата окончания ведения журнала. Потом начинается ведение нового журнала. «Исписанный» сдается архивариусу на хранение. На этой странице также может стоять ФИО лица, ответственного за его ведение.
    2. Вести журнал может только одно лицо, уполномоченное на эти действия самим руководителем. Как правило, это секретарь, делопроизводитель, специалист по кадрам, начальник отдела кадров, то есть лицо, непосредственно подчиненное начальнику учреждения. В случае отсутствия секретаря (болезнь, отпуск) директор может назначить ответственным за ведение журнала любое другое лицо, издав соответствующее письменное распоряжение. Почему удобно, когда журнал ведет один человек? – Чтобы не нарушать стиль записей. Так, заполнение граф получается более читабельным, аккуратным, ответственным. По логике, тот, кто вносил записи, должен впоследствии уметь работать с журналом, то есть уметь правильно вычитывать необходимую информацию из него. Также, руководителю легче «спросить» с конкретного подчиненного о причинах внесения некорректных записей в журнал.
    3. Все записи нумеруются в последовательном порядке. Это удобно для поиска. Вносить сведения «постфактум» нельзя. Хотя, если они все же были сформулированы ошибочно, можно сделать соответствующие пояснения, указав «неправильную» позицию: «Запись за №417 считать недействительной. Делопроизводитель Самсонова С.И. (Роспись)». При этом запрещается категорически пользоваться корректирующей жидкостью, стирательной резинкой, производить грубое зачеркивание ручкой.
    4. Факты вносятся согласно дате, то есть хронологически правильно.

    Источник: https://homeurist.com/trud/kadr-uchet/obrazec-zhurnala.html

    Как правильно заполнить журнал регистрации приказов по личному составу

    Журнал регистрации приказов по зарплате образец заполнения

    Порядок учёта приказов в организации регулируется отдельным постановлением и приказом государственной архивной службы. Согласно правилам этих документов, приказы, связанные с кадрами, учитываются и регистрируются отдельно от всей прочей документации. Для решения таких вопросов на каждом предприятии ведётся специальный журнал, где проводится регистрация.

    Потому и регистрация приказов данной группы проводится отдельно от других видов бумаг. Порядок для ведения кадрового производства так же должен регулироваться внутренними нормативными актами.

    Для чего нужен журнал регистрации приказов по личному составу

    Регистрация любого документа на предприятии позволяет полностью признать его законную силу. И действительность для любых производственных процессов. Регистрация предполагает, что документу присваивают уникальный номер.

    Соответствующий вид документации в организациях легче упорядочивать, если ведётся журнал, где регистрируются любые приказы, связанные с личным составом. Он защищает рабочие процессы от появления подделок. И от ситуаций, когда приказы утверждаются с неправильными сроками, задним числом.

    Журнал шнуруется и нумеруется, иначе он не будет выполнять свою непосредственную функцию. Утверждённые документы фиксируются в строгом порядке, том, в каком они сами появились в организации.

    Запрещается менять страницы, уничтожать их каким-либо образом, изымать из оборота. Именно для этого уникальный номер ставится на каждой из страниц.

    Из набора с архивными документами одним из важных становится именно журнал, где регистрируются приказы. Потому необходимо назначить отдельного сотрудника, ответственного за заполнение данной формы.

    Что такое журнал регистрации и как его сделать, узнайте из этого видео:

    Ответственность перекладывается на конкретное лицо изданием соответствующего приказа. Но чаще всего эту обязанность включают в список того, что должен делать специалист по кадровому делопроизводству.

    Если ответственный за это сотрудник уходит в длительный отпуск, то следует назначить другого человека, который вёл бы журнал. Это может быть любой, у кого хватает знаний и квалификации.

    Основные приказы обычно касаются таких действий, как принятие на работу, увольнение, сохранение должности. Но на каждом предприятии могут расширить список с обязательными документами. Образец журнала, можно скачать ниже.

    Надо обязательно пользоваться журналом для регистрации, если выпускаются приказы по:

    1. Работе в праздничные дни.
    2. Утверждению либо изменению в штатном расписании.
    3. Изменениям, вступлению в брак после предыдущего развода.
    4. Направлениям на курсы, во время которых повышается квалификация. Особенно, если придётся оторваться от производственного процесса.
    5. Объявлению взысканий.
    6. Предоставлению отпусков. Не важно, сохраняется заработная плата или нет.
    7. Премированию.

    Журналы директора и главного бухгалтера

    Внутри учреждений приказы часто делятся на те, что поступают от директора и те, которые составляются главным бухгалтером. Каждая группа документов требует отдельной регистрации. Например, в бухгалтерскую документацию включают бумаги, посвящённые «материальной ответственности», «проведению инвентаризации».

    Журнал приказов.

    У крупных предприятий действуют свои отделы бухгалтерии. Одна и та же подобная инстанция может обслуживать сразу несколько учреждений со схожим профилем деятельности. В таких ситуациях будет целесообразнее вести отдельный учёт каждого из журналов, со своей нумерацией. Не важно, работают организации в одном здании, или в разных.

    Деление журналов на несколько видов по срокам хранения

    Документация в зависимости от данной характеристики бывает:

    • Краткосрочной.
    • Долгосрочной.

    Любой приказ, связанный с личным составом, хранится на протяжении 75 лет. Некоторые предпочитают разделять такие документы, вносить определённые разновидности в отдельный регистр. Например, это касается приказов менее важных. К ним относятся сообщения об отпусках. Или о том, что объявляется взыскание.

    Замечания и выговоры сохраняют своё действие на протяжении всего лишь полугода. После этого времени взыскания просто снимаются. Значит, и приказ по данному предмету утрачивает юридическую силу.

    Он перестаёт иметь значение и для сотрудника, и для директора. Потому эти распоряжения и не хранятся все 75 лет. Их называют краткосрочными.

    Какой должна быть структура документа

    Чёткая форма для этого документа не утверждена на законодательном уровне. В каждой компании разрабатывают тот вариант, который будет наиболее удобным для практического применения. Из основных элементов чаще выделяют следующие:

    • Титульный лист.
    • Раздел с перечислением сотрудников, которые несут ответственность по оформлению.
    • Основной раздел, где и проходит регистрация приказов.

    О чём пишут на титульном листе:

    1. О дате окончания заполнения.
    2. Дате, когда документ начали вести.
    3. Наименовании документа.
    4. Наименовании самой фирмы.

    Далее идёт второй раздел, где рекомендуется указать:

    1. ФИО с должностями сотрудников, которые ответственны за журнал.
    2. Сведения о документах, на основании которых возложена соответствующая ответственность.
    3. Подписи ответственных лиц, которые удостоверяют ведение журнала в конкретные периоды.
    4. Информацию о временных рамках ведения.

    Как в 1С создать журнал приказов, расскажет это видео:

    Наконец, имеется и основной раздел, где прописывают:

    • Документы, на основании которых издаются приказы.
    • ФИО и табельные номера, группы сотрудников как таковых, на которых распространено действие приказа.
    • Конкретные разновидности приказа.
    • Дату и номера утверждённых бумаг.
    • Перечень порядковых номеров записей по регистрации приказов.

    Защита от внесения неправомерных изменений

    Иногда возникает необходимость в том, чтобы внести в документ пропущенные, недостоверные сведения. Но такие действия строго запрещены, если верить законодательству. Чтобы защитить документ от порчи, используются следующие инструменты:

    1. Подпись руководителя, ответственного лица.
    2. Скрепление печатью организации.
    3. Фиксация количества страниц на специальном бланке, так же подтверждающем конфиденциальность информации.
    4. Шнуровка всего документа насквозь.
    5. Нумерация.

    Контрольная пломба на журнале: для чего нужна

    Пломбы иногда продаются в комплектах с журналами. Либо приобретаются руководителями отдельно. Они сами имеют вид листа бумаги прямоугольной формы, с размером примерно 3 на 6 сантиметров. Обязательно указывается общее количество страниц, которое было закреплено с помощью тех или иных приспособлений.

    Если они как-то меняют свой внешний вид – значит, кто-то пытался изменить порядок страниц, внести другие записи, совершить другие противозаконные действия. Пломбы сами по себе используются только один раз. Приказы могут автоматически регистрироваться в программе 1С, если именно она используется для учёта.

    Можно создать электронную версию с помощью Excel, чтобы было легче организовать внутреннее использование. Иногда в организациях первоначально ведут электронную версию журнала, а потом его распечатывают. В этом случае именно распечатанные листы должны нумероваться и прошиваться, опечатываться для сдачи в архив.

    Виды приказов по личному составу.

    Собирать информацию становится проще, если используется электронная форма для учёта. Ведь тратится очень много времени на то, чтобы проверить и просмотреть бумажные варианты. Этот процесс особенно длительный, если просматривается информация по сотруднику за продолжительный период.

    Дополнительные правила ведения

    Желательно для данного документа использовать тетради, где очень много листов. Не предусмотрены варианты, когда записи заканчиваются досрочно.

    Когда книга закрывается, её сдают в архив. Если используется именно типографская книга, то важным становится качество исполнения. Важно наличие твёрдой и износостойкой бумаги, листов с качественной прошивкой и проклейкой. Важно высокое качество соединения для наклейки, где указано название самого документа.

    Исправление ошибок ведётся в соответствии с нормами делопроизводства, утверждёнными на том или ином предприятии. Чтобы внести правку, неверную запись аккуратно зачёркивают одной линией. Рядом вписывают данные, которые соответствуют действительности.

    Для фиксации факта наличия исправления используются строки для правок, если их наличие предусмотрено.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 450-27-46 (Москва)

    +7 (812) 317-55-21 (Санкт-Петербург)

    Это быстро и бесплатно!

    Источник: https://PravoZa.ru/trudovoe-pravo/kadrovyj-uchet/zhurnal-registratsii-prikazov-po-lichnomu-sostavu.html

    Нужно ли заполнять журнал регистрации приказов на отпуск — скачать удобный образец в excel

    Журнал регистрации приказов по зарплате образец заполнения

    Ведение журналов для регистрации документации позволяет обобщить, сопоставить данные отдельных видов входящих документов.

    Учет приказов на предоставлении отпуска штатным работникам организации производится в специальной сводной книге.

    Его примерный образец можно скачать ниже, порядок заполнения рассмотрен в статье.

    Нужно ли вести?

    Когда работник направляется в отпуск, руководителем подписывается приказ и присваивается порядковый номер в соответствии журналом. Основанием для распоряжения директора является график и заявление подчиненного.

    Важно! Журнал учет и регистрации приказов о предоставлении ежегодных отпусков формируется, если в организации числится большое количество сотрудников.

    Кадровые документы, в этом случае, подлежат обязательному учету в виде составления подобного документа.

    Журнал помогает найти необходимый документ достаточно быстро. При возникновении конфликтов между работодателем и работником, обратившимся в инспекцию по труду, с помощью книги учета представляется возможность доказать или опровергнуть законность действий каждой стороны.

    В сводном журнале регистрации приказов на отпуск сотрудников отображается периодичность отдыха, основание для его оформления, а также факт предоставления определенному специалисту.

    Следует знать, что все приказы нельзя регистрировать в один журнал. Распоряжения различаются по сроку их хранения в зависимости от типа предоставляемого отпуска и его длительности. Они подлежат регистрации в разных кадровых книгах и хранятся по отдельности.

    Журнал регистрации отпусков содержит информацию о приказах со сроком хранения меньше 5 лет.

    К такой категории относятся распоряжения на ежегодный оплачиваемый отпуск, ученический, отзыв и перенос ежегодного отдыха.

    Полный список распорядительных бланков содержится в гл.19 Трудового кодекса РФ.

    Когда срок хранения документа о предоставлении отдыха равен 75 годам, то регистрация осуществляется отдельно.

    Оформляется журнал, к примеру, по личному составу и записываются виды приказов:

    Важно! Приказы о предоставлении отпусков заполняются по унифицированным формам Т-6 или Т-6а (для группы сотрудников).

    Метод ведения и учета

    При проверке контролирующими органами журнал о регистрации приказов не включается в перечень ревизионных документов. Его заполнение и наличие необходимо самой компании для обобщения информации, ее систематизирования.

    Журнал регистрации позволит прослеживать хронологию изданных распоряжений, присвоение непрерывности номеров. К тому же, книга поможет решить вопросы дисциплинарных взысканий во внутренних конфликтах с сотрудниками организации.

    Для придания документу юридического статуса все его страницы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации. В этом случае легко доказывается факт, что в журнал не были внесены изменения, корректировка дат не производилась, страницы не убирались, не добавлялись новые листы.

    Оформлять его можно также и в электронном виде, законодательством в этом направлении строгих норм не установлено.

    Порядок заполнения

    Оформлением приказов и их регистрацией занимается сотрудник кадрового отдела, наделенный соответствующими полномочиями и обязанностями.

    Предприятия могут применять в работе типовые бланки регистрационных книг, а также самостоятельно разработанные формы.

    Для регистрации отпусков унифицированной формы не существует, состав документа определяется решением руководителя фирмы.

    В журнале учета и регистрации распоряжений должна присутствовать обязательная информация:

    • название компании;
    • дата начала и окончания ведения;
    • срок хранения книги;
    • должность ответственного работника, его ФИО.

    часть документа представляется в виде таблицы, состоящая из нескольких столбцов:

    • номер строки — последовательно вписывается номер, начиная с 1;
    • дата приказа — данные из распоряжения;
    • номер приказа — нумерация может включать в себя не только цифры, но и буквы, без наличия дублирующих номеров на протяжении 1 года;
    • данные о работнике — отдел, должность, ФИО;
    • вид отпуска — заполняется в соответствии с нормами ТК;
    • продолжительность — дата ухода в отпуск и его завершение;
    • основание — реквизиты графика, справки вызова из института, заявления подчиненного;
    • примечание — добавляются необходимые пометки, замечания.

    Журнал хранится в течение 3 лет после внесения информации по последнему приказу. Нумерация документов осуществляется в рамках календарного года.

    С первого января 2013 года компаниям разрешено вносить поправки в форму первичных документов, тогда образец бланка утверждается приказом директора. Регистрирование приказов на отдых штатных единиц предусмотрено нормой законодательства — ГОСТ Р 51141-98.

    В соответствии с графиком трудящиеся уведомляются о предстоящем отпуске, согласуют точную дату его начала и передают данные в отдел кадров. Специалист кадровой службы заносит информацию об отдыхе в личную карточку работника, а также в журнал регистрацаии.

    Скачать образец заполнения

    Регистрационную книгу учета для распоряжений можно оформить в том виде, какой удобен компании. Ниже представлен возможный образец, который можно скачать, отредактировать под свои нужды.

    Скачать образец журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков — excel.

    О порядке хранения и регистрации кадровых приказов предоставляем посмотреть в данном видео:

    Журнал для учета оформляемых распоряжений об отпусках не относится к обязательному регистрационному документу, который может быть запрошен контролирующими органами. Тем не менее многие компании занимаются его ведением, тем более при большой численности персонала.

    Сводную книгу можно оформить в любом удобном виде, вести ее электронно или на бумаге. Наличие подобного документа позволит наладить порядок в оформляемой кадровой документации компании.

    Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/otpusk/ezhegodnyj/dokumenti/zhurnal-registratsii-prikazov.html

    Адвокат тут
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: