Журнал регистрации заявлений о приеме на работу образец

Содержание
  1. Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя
  2. Для чего нужен журнал регистрации приказов?
  3. Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу
  4. Виды журналов регистрации
  5. Почему необходимо ведение журнала
  6. Структура и содержание журнала приказов работодателя
  7. Законодательная база для учета документации
  8. Правила ведения журнала регистрации приказов о приеме на работу
  9. Форма журнала
  10. Как заполняется журнал
  11. Кто может проверять журнал
  12. Журнал перехода на электронные трудовые книжки
  13. Краткая информация об электронных трудовых книжках
  14. Особенности процедуры уведомления работников
  15. Каким образом работники смогут получить сведения о своем трудовом стаже?
  16. Журнал учета электронных трудовых книжек: что это за документ
  17. Как правильно оформить журнал
  18. Общие правила оформления журнала перехода на электронные трудовые книжки:
  19. Как правильно вести журнал регистрации приказа о приеме на работу?
  20. Функции журнала
  21. Внешний вид и структура
  22. Защита
  23. Электронный вид
  24. Ведение
  25. Журнал регистрации заявлений работников. Журнал регистрации справок, выданных работникам Как регистрировать заявления сотрудников образец – Мир закона
  26. Как заполнить и вести журнал регистрации справок
  27. Исправление ошибок
  28. Сколько хранить журнал
  29. Журнал регистрации заявлений о выдаче документов связанных с работой
  30. Журнал регистрации заявлений работников
  31. Зачем нужен журнал регистрации заявлений работников
  32. Как производится заполнение журнала регистрации заявлений работников
  33. Примеры заполнения журнала регистрации заявлений работников
  34. Срок хранения журнала регистрации заявлений работников
  35. Журнал регистрации справок, выданных работникам. Журнал регистрации заявлений работников Заполнение журнала регистрации заявлений работников
  36. Журнал регистрации заявлений работников: образец, срок хранения
  37. Общая информация о журнале регистрации заявлений работников
  38. Заполнение журнала регистрации заявлений работников
  39. Какие обращения необходимо регистрировать
  40. Журнал регистрации заявлений работников – срок хранения

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Журнал регистрации заявлений о приеме на работу образец

2ann.ru

Юридические ответы на жилищные вопросы

Нужна бесплатная консультация юриста?

Москва и московская область

8(499)110-74-89

  Что такое выписка из домовой книги и где ее можно получить

› Документы

Все приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения. Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.

Мнение эксперта

Озерова Марина

Юрист, специализация наследственные, семейные, жилищные делам

Советуем ознакомиться с тем как правильно вести книгу учета трудовых книжек — подробности тут.

  • Способы ведения и ответственный
  • Как выглядит журнал для регистрации
  • Для чего нужен журнал регистрации приказов?

    С точки зрения закона никаких обязательных требований к наличию подобного рода документа нет. Но, при проведении надзорных мероприятий государственными органами в сфере трудовых отношений, инспектор вправе затребовать журнал регистрации приказов организации.

    Прежде всего, благодаря зарегистрированным данным, можно без труда отследить хронологию последовательности событий, например:

    • когда человек был принят на работу;
    • переводился ли за время трудовой деятельности на другие участки работ;
    • привлекался ли к дисциплинарной и прочим предусмотренным законом видам ответственности;
    • дату и причину прекращения трудовых отношений.

    Как правило, регистрация распоряжений в организации вменяется в профессиональные обязанности секретарю, передающему документы на подпись руководителю, принимающему входящую информацию, рассылающему исходящую корреспонденцию.

    Регистрация производственных приказов позволяет экономить время при необходимости найти то или иное распоряжение, в то числе за прошлые годы деятельности. Без учета представьте, сколько часов или даже дней нужно будет перелистывать все собранные в течение многих лет распоряжения, которые должны храниться работодателем вплоть до 75 лет.

    Можно сделать вывод: даже при передаче документов на хранение в архив, подшив их в хронологическом порядке, приложенный журнал регистрации производственных приказов позволит не допустить неразберихи.

    Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

    Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

    Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

    К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

    • о приеме сотрудника на работу;
    • увольнении сотрудника;
    • переводе сотрудника на другую должность;
    • совмещении сотрудника;
    • совместительстве сотрудника;
    • заработной плате;
    • командировке;
    • отпуске, декрете;
    • награждении;
    • изменении Ф. И. О. работника.

    Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

    • Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
    • Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
    • Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

    Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

    Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

    • наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
    • наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
    • наличие заголовка документа;
    • наличие текста приказа;
    • наличие подписи руководителя работодателя;
    • наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

    О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».

    Виды журналов регистрации

    Порядок ведения документооборота для внутреннего пользования утверждается локальными правовыми актами.

    Отдельно могут быть заведены книги учета для письменных распоряжений руководства, в зависимости от их предназначения:

    • касающиеся основной производственной деятельности, включая вопросы финансирования;
    • по вопросам организации и охраны труда;
    • кадровые – о приеме, перемещениях (переводах), увольнении работников; установлении или повышении квалификации работников; о награждениях или дисциплинарных взысканиях;
    • журнал регистрации приказов по административно хозяйственной деятельности;
    • и прочие.

    Журнал регистрации распоряжений образец:

    Как правило, ведут учет в письменном виде, но допускается и электронная форма документа.

    Покажем, как может выглядеть книга учета приказов по основной деятельности, образец:

    Почему необходимо ведение журнала

    Поскольку в соответствии c ГОСТ P 51141-98 под регистрацией понимается запись по установленной форме данных про документ с соблюдением существующих правил.

    Регистрация подтверждает сам факт получения или же создания документа в конкретное время посредством внесения информации о нём в соответствующую регистрационную форму, сопровождаясь присвоением номера, а также записыванием основных данным про документ.

    Таким образом, именно регистрация сообщает документу юридическую силу, поскольку именно с её помощью фиксируется сам факт его создания. Поэтому приказ по личному составу до его регистрации в Журнале как бы не существует.

    Правовая основа существования такого журнала, порядок его ведения, а также отнесение его к документам длительного хранения — постановление Росархива от 06.09.2000 г.

    Статья № 358 этого документа постановляет необходимость вести учёт кадровых приказов отдельно от иных видов документооборота.

    Согласно требований нормативного документа журнал (книга) регистрации приказов кадровых назначений, перемещений, увольнений ведётся на каждом предприятии.

    Систематизация вносимой информации основывается на принципе хронологического каталога. Сами же приказы по кадрам хранятся отдельно, подшиваясь в соответствующие личные дела работников.

    Структура и содержание журнала приказов работодателя

    Унифицированных форм для регистрации распоряжений внутреннего пользования не существует. В продаже имеются типовые книги учета, которыми можно воспользоваться, или разработать свою форму и заказать в печатных изданиях.

    Порядок ведения регистрации документации стандартный, в виде таблицы.

    Страницы имеют несколько граф для заполнения:

    • номер по порядку очередной записи;
    • дата регистрации приказа (которая считается датой его издания);
    • присвоенный номер распоряжению (он может не совпадать с порядковым, например, иметь дополнительные буквенные обозначения);
    • краткое содержание распорядительного документа;
    • кто является ответственным лицом за исполнением приказа;
    • примечание;
    • подпись должностного лица, обязанного проконтролировать исполнение об ознакомлении или о получении копии распоряжения;
    • могут быть и другие графы.

    Законодательная база для учета документации

    Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале.

    Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке.

    При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

    № п/пНормативный актОписание
    1Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.
    2

    Источник: https://NotariusMoskva.ru/zhilishchnoe/kak-vesti-zhurnal-registracii-prikazov.html

    Правила ведения журнала регистрации приказов о приеме на работу

    Журнал регистрации заявлений о приеме на работу образец

    03.05.2021

    Журнал регистрации приказов о приеме на работу является обязательным документом кадрового делооборота, а для его ведения на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, ведение, хранение и заполнение журнала входит в компетенцию сотрудников кадровой службы. Разберем нюансы внесения записей в указанный журнал, а также общие правила его ведения на предприятии.

    Форма журнала

    Предприятие обязано оформлять трудовые отношения с сотрудниками в письменной форме – для этого издается приказ о приеме на работу каждого специалиста, а также составляется трудовой контракт. Все данные о принятых сотрудниках отражаются в журнале регистрации приказов о приеме на работу. Выделим общие правила, которые нужно соблюдать при ведении данного документа:

    • единая типовая форма журнала не утверждена на законодательном уровне – ее должен утвердить руководитель предприятия в виде положения, инструкции или иного локального акта;
    • ведение указанных журналов предусмотрено Федеральным законом № 125-ФЗ, поэтому документ подлежит сдаче в архив при ликвидации или реорганизации предприятия, а также по истечении срока хранения;
    • для ведения всех журналов кадрового документооборота на предприятии назначается ответственное лицо – это может быть специалист кадрового отдела, делопроизводитель, секретарь и т.д.

    Предприятие может самостоятельно разработать форму журнала, а в процессе хозяйственной деятельности допускается внесение изменений в утвержденный бланк.

    Образец заполнения журнала регистрации приказов

    Скачать бланк в электронном виде можно на нашем сайте, а для разъяснения всех положений этого документа лучше обратиться к профессиональным специалистам.

    Отменим ряд обязательных требований, которые должны соблюдаться при ведении журнала:

    • как правило, журнал ведется в письменной форме – он может быть изготовлен типографским способом, нумеруется, сшивается и скрепляется печатью;
    • допускается ведения журнала в электронной форме – такое правило должно быть указано в отдельном приказе руководителя организации;
    • журнал ведется сплошным методом в порядке очередности издания приказа – не допускается внесение записей задним числом, а исправление любых ошибок должно сопровождаться отметкой ответственного лица;
    • журнал хранится у специалиста, ответственного за его заполнение.

    Как заполняется журнал

    При утверждении формы журнала устанавливаются требования к его содержанию. В состав обязательных пунктов будут входить:

    • на титульном листе указываются сведения о работодателе, датах начала и окончания ведения журнала, данные об ответственном лице;
    • для каждой записи указывается порядковый номер;
    • сведения о регистрируемом приказе должны содержать все реквизиты этого документа – дата и номер, информация о трудоустроенном сотруднике, должность и структурное подразделение, дата начала работы;
    • документ ведется в пределах одного календарного года, а после его окончания происходит закрытие журнала и одновременное открытие новой формы;
    • закрытый журнал хранится в кадровой службе или у иного ответственного лица.

    Каждый лист журнала подлежит сквозной нумерации, а изъятие листов или добавление новых страниц не допускается. Если в пределах календарного года в журнале заканчиваются свободные строки для записей, нужно открыть новый документ.

    Журнал включается в общую номенклатуру дел, утвержденную на предприятии. Каждый сотрудник имеет право знакомиться с записями журнала, относящимися к его приему на работу.

    При необходимости ошибочные записи могут признаваться недействительными – для этого ответственное лицо вносит сведения об аннулировании записи со ссылкой на соответствующее решение руководства.

    При выявлении технических ошибок, их устранение происходит путем внесения достоверных сведений с отметкой «исправленному верить».

    Закрытые журналы хранятся на предприятии в составе внутреннего архива. По факту открытия новых журналов делается отметка в отчете по номенклатуре дел. Уничтожение указанного документа допускается только после истечения срока хранения с составлением комиссионного акта.

    Кто может проверять журнал

    В процессе текущей деятельности доступ к сведениям журнала имеет круг лиц, оговоренный в локальных актах предприятия – руководитель, заместители, сотрудники бухгалтерии и кадровой службы. Журнал может проверяться при проведении следующих мероприятий:

    • плановые или внеочередные внутренние инвентаризационные проверки, назначенные руководителем;
    • проверка, назначенная Государственной трудовой инспекций;
    • прокурорские проверки;
    • проверки при назначении внутреннего или внешнего аудита.

    Помимо этого, журнал может быть истребован судебными учреждениями (например, при рассмотрении трудового спора о восстановлении на работе). Для этого на предприятие должен быть направлен официальный запрос суда.

    Штраф за отсутствие журнала регистрации не предусмотрен действующим законодательством. В частности, трудовая инспекция на своем сайте указывает, что штраф может назначаться только за отсутствие журнала учета трудовых книжек.

    Однако, любые факты нарушения документооборота будут указаны в акте проверки и повлияют на размер штрафных санкций.

    Кроме того, допускается административная ответственность по КоАП РФ за нарушение правил архивного дела – влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.

    https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

    Если нарушения при ведении журнала выявлены в ходе внутренней проверки, назначается служебное расследование. За ненадлежащее исполнение своих обязанностей к ответственному лицу могут применяться меры дисциплинарного воздействия, предусмотренные ТК РФ – предупреждение, выговор или увольнение.

    Правила ведения журнала регистрации приказов о приеме на работу Ссылка на основную публикацию

    Источник: https://u-volnenie.ru/trudoustrojstvo/zhurnal-registracii-prikazov-o-prieme

    Журнал перехода на электронные трудовые книжки

    Журнал регистрации заявлений о приеме на работу образец

    Журнал регистрации электронных трудовых книжек нужно вести всем организациям, которые нанимают персонал.

    Такая необходимость обусловлена тем, что трудовые книжки являются документами строгой отчетности и содержат сведения о трудовом опыте и стаже работы сотрудников.

    Напомним, что в 2021 году начался переход на электронные сведения о трудовой деятельности, в связи с чем работодателям придется оформлять не только бумажные трудовые книжки, но и электронные (ЭТК).

    Краткая информация об электронных трудовых книжках

    ЭТК, а точнее «Сведения о трудовой деятельности» содержат те же сведения, что и бумажные трудовые (ст. 66.1 ТК РФ).

    Ведет их ПФР, для чего работодатели в установленные сроки подают в ведомство сведения о кадровых событиях по каждому сотруднику (приеме, увольнении, переводе и т.д.).

    Для перехода на ЭТК работодателям не придется устанавливать специальное программное обеспечение, так как для хранения данных о трудовой деятельности будут использоваться информационные системы ПФР.

    Сотрудникам нужно выбрать, хотят ли они сохранить бумажную трудовую книжку или предпочтут, чтобы сведения об их трудовой деятельности оформлялись в электронном формате, для чего нужно написать соответствующее заявление работодателю.

    В случае отказа от бумажного формата трудовая книжка выдается на руки гражданину и с этого момента вся ответственность за сохранность документа с работодателя снимается.

    Перед выдачей трудовой в нее нужно внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК.

    Для того, чтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошел без проблем, работодателям нужно предпринять такие действия:

    • внести изменения в локальные нормативные акты, соглашения и коллективные договоры;
    • технически подготовиться к передаче сведений в ПФР через Интернет;
    • письменно уведомить персонал о переходе на ЭТК.

    Особенности процедуры уведомления работников

    До 30 июня 2021 года руководство организаций должно поставить в известность весь персонал о предстоящих новшествах, для этого каждому сотруднику нужно вручить соответствующее уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, строгие требования к его оформлению отсутствуют.

    Важно, чтобы в тексте документа было указано, что в связи с изменениями действующего законодательства у работников появилась возможность сменить бумажную трудовую книжку на электронную, но они также вправе продолжить ведение обычной трудовой на бумаге. Также нужно указать, что работники до 31.12.2021 г.

    должны подать заявление о сохранении бумажной трудовой либо об отказе от нее. В ряде случаев такое заявление может быть подано и позднее.

    Информирование персонала о введении ЭТК – это обязанность всех без исключения работодателей. В связи с этим руководителю нужно назначить ответственного сотрудника, который будет выдавать работникам такие уведомления под роспись.

    Кроме того, необходимо вести специальный журнал электронных трудовых книжек и отмечать в нем тех, кто уже получил уведомления. Если в данное время нет возможности лично вручить уведомление, его можно отправить по почте заказным письмом или передать курьером.

    Также в журнал целесообразно вносить данные заявлений, поданных работниками о выборе ЭТК или обычной трудовой книжки.

    Каким образом работники смогут получить сведения о своем трудовом стаже?

    Если работник выбрал ведение электронной трудовой книжки и отказался от бумажной трудовой, он сможет получить необходимую информацию такими способами:

    • Обратившись к работодателю по последнему месту работы. Работодатель должен выдать сведения в течение 3 дней (рабочих) с момента получения соответствующего заявления от работника или в день его увольнения. Отметим, что работодатель сможет выдать сведения только за тот период, когда человек работал у него.
    • Обратившись в отделение Пенсионного фонда.
    • Оформив заявку на портале «Госуслуги» или МФЦ.

    Журнал учета электронных трудовых книжек: что это за документ

    Журнал перехода на электронные трудовые книжки предназначен для фиксации факта вручения уведомлений работникам. Также в него можно вносить записи о выдаче гражданам сведений о работе в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

    Вести такой журнал не обязательно, но пользу от его оформления невозможно переоценить.

    Внося записи в журнал, сотрудники отдела кадров смогут проконтролировать, все ли работники получили уведомления о переходя на ЭТК, и определить, скольких людей еще нужно уведомить.

    Журнал не имеет унифицированной формы, его можно вести на бумаге или в электронном виде. Ведение журнала осуществляют сотрудники кадровой службы или иного подразделения, на которое возложена функция по оформлению приема и увольнения сотрудников.

    Как правильно оформить журнал

    Журнал учета уведомлений ЭТК состоит из обложки и табличной части. На титульном листе нужно указать такие сведения:

    • полное и краткое наименование организации или ИП;
    • название документа;
    • дату начала ведения журнала и дату окончания.

    В табличной части отображают следующую информацию:

    • порядковый номер записи;
    • Ф.И.О. и должность сотрудника;
    • реквизиты приказа, на основании которого сотрудник был зачислен в штат;
    • отметку о вручении уведомления о переходе на ЭТК;
    • подпись работника, которой он подтверждает факт получения уведомления;
    • дата получения заявления от работника об отказе или продолжении ведения обычной трудовой;
    • Ф.И.О. и должность ответственного сотрудника, который заполнил журнал и выдал уведомление.

    Если гражданин выбрал ведение трудовой книжки в электронном формате, то в журнале целесообразно указать дату, с которой бумажный документ был передан ему на руки.

    Общие правила оформления журнала перехода на электронные трудовые книжки:

    • Документ нужно прошнуровать.
    • Все страницы журнала должны быть пронумерованы.
    • Руководитель организации должен заверить журнал своей подписью. При наличии печати ею также заверяют документ.
    • Обязательно наличие надписи «Пронумеровано и прошнуровано __ листов».
    • В журнале не должно быть помарок и исправлений.

    Образец заполнения журнала учета электронных трудовых книжек приведен ниже.

    Источник: https://spmag.ru/articles/zhurnal-perehoda-na-elektronnye-trudovye-knizhki

    Как правильно вести журнал регистрации приказа о приеме на работу?

    Журнал регистрации заявлений о приеме на работу образец

    Вся деятельность организации сопровождается оформлением приказов руководителя. В связи с этим на любом предприятии накапливается очень много документов для ежедневного пользования.

    Все они должны быть учтены и правильно храниться, чтобы ими легко было воспользоваться. Учётные данные о документах записываются по установленной форме в журнал (книгу, базу данных).

    В него переносятся номер, дата и название документа.

    Для оформления трудовой деятельности каждого сотрудника фирмы любого юридического статуса нужны приказы по личному составу.

    На их основании работникам начисляют зарплату, премии, бонусы, компенсации. Сотрудников отпускают в отпуск, оплачивают больничные листы, выдают справки для оформления кредита или других целей также руководствуясь приказами.

    Приказ о приёме на работу — это первый официальный документ, на основании которого на сотрудника заводится личная карточка, отдел персонала вносит запись в трудовую книжку, бухгалтер открывает счёт и присваивает сотруднику табельный номер.

    В крупных компаниях приказы о приёме на работу всех сотрудников должны быть зарегистрированы и храниться в отдельном журнале регистрации приказов.

    Функции журнала

    • сохранность документов. У журналов есть сроки хранения, которые обязано соблюдать каждое предприятие;
    • систематизация. Все приказы идут строго по порядку, при проведении проверок это облегчает поиск нужной информации;
    • контроль над исполнением;
    • узаконивание документов. Регистрация документа даёт ему юридическую силу.

    В связи с тем, что в законодательстве обозначены конкретные сроки хранения данных документов, ведение таких журналов является обязательным.

    Внешний вид и структура

    Унифицированной формы журнала регистрации нет, но есть обязательные пункты, которые должны быть в него включены. Его можно купить, а можно разработать самим.

    Титульный лист должен содержать наименование документа и название предприятия, дату начала и окончания ведения. Дата окончания вписывается непосредственно перед сдачей в архив.

    Бланки представляют собой таблицу, в отдельные графы которой вносятся сведения: порядковый номер, номер и дата приказа, его вид, ФИО сотрудника, присвоенный сотруднику индивидуальный табельный номер, основание приказа.

    Например:

    Дата приказаНомер приказаВидФИО сотрудникаТабельный номер сотрудникаОснование

    Также можно добавить иные данные: примечание, кто подписал приказ, куда был передан (бухгалтерия или другой отдел), расписка о получении с датой, ФИО и должность лица, вносящего запись в журнал.

    Защита

    Для защиты от замены листов и внесения ложной информации или её подмены, все листы нумеруются и прошнуровываются. Шнуровка должна быть закреплена пломбой и бланком, на котором указано количество страниц буквами и цифрами, руководитель, ответственное лицо, подписи. Даются указания о том, что пломбу вскрывать нельзя.

    Пример:

    Руководитель:

    О. П. Ульянов _____________________________

    Ответственный: руководитель службы персонала

    В. П. Савченко _____________________________

    Дата: __________________

    Пломбу не вскрывать.

    Шнуровку можно закрепить и сургучной печатью. На готовых журналах, которые есть в продаже, уже есть нумерация, шнуровка и голографическая пломба-стикер. Контрольная пломба не позволяет развязать шнуровку. При попытке её срыва появляется надпись «ВСКРЫТО». Она содержит свой индивидуальный номер, который вносится в скрепляющий бланк.

    Электронный вид

    Законодательством не регламентируется форма ведения журнала, поэтому допускается его ведение в электронном виде. Это очень удобно для поиска всей информации по конкретному сотруднику.

    В тех организациях, где документооборот ведётся в 1С, приказы сохраняются автоматически. Можно также дополнительно вести журнал регистрации в файле Excel.

    Если в организации ведут журнал в электронном виде, перед сдачей в архив все листы нужно распечатать, пронумеровать и прошить.

    Ведение

    1. Титульный лист обязательно должен быть заполнен, сзади должна присутствовать подпись ответственного за ведение журнала лица, печать.
    2. Нумерация строк последовательная.
    3. Все записи вносятся строго в хронологическом порядке.
    4. ФИО сотрудника, в отношении которого был составлен приказ, пишутся полностью, сокращения (инициалы) не допускаются.
    5. Информация, вносимая в журнал, должна полностью соответствовать содержанию приказа.

    Например:

    Дата приказаНомер приказаВидФИО     сотрудникаТабельный номер сотрудникаОснование
    3721.03. 20213799-ЛСПриёмЗавьялов С.Г.00345Трудовой Договор№ 31 от 21.03.2021
    3829.04. 2021101-ЛСПриёмТопорщенко Г.П.00346

    Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudoustrojstvo/priyom/zhurnal-registracii-prikazov-o-priyome-na-rabotu.html

    Журнал регистрации заявлений работников. Журнал регистрации справок, выданных работникам Как регистрировать заявления сотрудников образец – Мир закона

    Журнал регистрации заявлений о приеме на работу образец

    Журнал регистрации справок, выданных работникам, облегчает поиск нужной информации и позволяет делать выборки для статистики. Читайте о том, как его правильно заполнять и вести, скачайте образец

    Как заполнить и вести журнал регистрации справок

    Журнал регистрации справок, выданных работникам, облегчает поиск нужной информации и позволяет делать выборки для статистики. Помимо этого, руководитель, основываясь на реестре, может осуществлять контроль за выполнением соответствующих задач для определения объема выполненных видов работ, оценки эффективности работы отдела кадров и т.п.

    Утвержденной формы журнала регистрации справок в 2021 году не существует, каждое предприятие вправе вести его в произвольной форме. Можно приобрести готовый формуляр и заполнять его, можно самостоятельно составить свой по нашему образцу, распечатав бланк.

    Некоторые предприятия ведут учет выданных справок в электронном виде, используя MS Excel или специальные программы для организации документооборота.

    В каком бы виде журнал не существовал в организации, его структура будет если не одинаковой, то весьма схожей. При большом количестве оформляемых документов допустимо организовать их дифференцированный учет — к примеру, по видам, по подразделениям и т.д.

    Если делопроизводитель составляет журнал самостоятельно, он может использовать простую тетрадь формата А4, озаглавить ее соответствующим образом с указанием названия предприятия, а также отметить на обложке дату начала учета и оставить место для последующей даты его окончания.

    С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах

    В журнале регистрации справок в 2021 году желательно пронумеровать страницы, прошить его, сделав заверительную надпись «в журнале прошито и скреплено количество листов», завизировать подписью руководителя и поставить печать.

    На первом листе будет располагаться раздел «Работники, ответственные за ведение журнала», в зависимости от объемов предприятия можно выделить на него 2-3 листа.

    Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. Обычно это кадровый работник или же секретарь-делопроизводитель. Сложностей с заполнением раздела возникать не должно. Оформляется он в виде удобной таблички со столбцами:

    • номер по порядку;
    • начало работы с журналом;
    • окончание работы;
    • ФИО ответственного лица;
    • его должность;
    • реквизиты приказа руководителя, на основании которого на данного сотрудника возложена ответственность по регистрации;
    • подпись.

    Справочник кадровика в подарок!

    Скачать журнал в PDF

    Основной раздел формуляра также представляется в табличном виде и содержит следующие сведения:

    • номер строки. Для каждого выданного документа предназначена отдельная строка, без пропусков между ними, во избежание регистрации «задним числом»;
    • дата выдачи справки, совпадающая с датой, указанной на самом документе;
    • ФИО работника, который запросил документ, его должность;
    • содержание документа (о размере зарплаты, об отчислениях в ПФ, о периоде работы и т.п.);
    • ФИО и должность выдавшего работника;
    • цель выдачи, место предоставления;
    • роспись просителя в получении. Если документ не передавался лично в руки, необходимо записать, каким способом он был передан сотруднику (заказное письмо, курьер);
    • целесообразно создать дополнительную графу для примечаний в нестандартных случаях (например, для внесения в нее исходящего реквизита, если таковой имеется)

    Последовательность колонок и заголовки граф должны быть идентичны на каждом развороте. Когда журнал заканчивается, его отправляют в архив и заводят новый. В этом случае необходимо означить нумерацию томов в хронологическом порядке.

    Скачать образец >>>

    Исправление ошибок

    Исправления в журнале регистрации справок допустимы. Ошибочная запись перечеркивается аккуратной линией, а верная информация записывается либо выше зачеркнутой, либо, если позволяет место, строкой ниже (без присвоения этой строке нового порядкового номера).

    Если изначально верстается самостоятельно, разумно будет не экономить бумажное пространство и делать строки побольше по высоте, тогда при необходимости внести исправления, не придётся мельчить, и помарка не будет выглядеть неразборчивой и неаккуратной.

    Потеряли или испортили кадровый документ? Собрали для вас полезную статью о том, что делать в таких ситуациях, что восстановимо и как, а что уже не восстановить

    Оформив исправление по всем правилам, необходимо проставить рядом с ним надпись «Исправленному верить», а также подписи лиц: ответственного за ведение журнала и выдавшего справку (если это один и тот же человек, разумеется, подпись будет только одна).

    Сколько хранить журнал

    В соответствии с п. «ж» ст. 358 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций», с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.00, для журналов учета справок и копий документов установлен срок хранения 3 года (с даты закрытия).

    Источник:

    Журнал регистрации заявлений о выдаче документов связанных с работой

    Работник не должен объяснять причины, по которым он запрашивает документы, связанные с его работой. Он может не указывать, для чего ему нужны такие документы и как он будет их использовать. Запрашиваемый документ должен быть оформлен надлежащим образом и заверен работодателем.

    Общим требованием к оформлению является наличие даты и номера регистрации документа в организации, подпись лица, которое утвердило или составило данный документ. На копиях документа ставится отметка о месте нахождения подлинника.

    Все копии документов заверяются подписью руководителя, индивидуального предпринимателя или работника отдела кадров, имеющего такие полномочия. Чтобы получить документ, работник должен оформить заявление о выдаче в письменном виде, зарегистрировать его у работодателя.

    Желательно оставить у себя второй эккзепляр заявления с отметкой о принятии.

    Источник: http://allzakon.ru/obraztsy/obrazets-zhurnala-registratsii-spravok-vydannyh-rabotnikam.html

    Журнал регистрации заявлений работников

    Сотрудники предприятия имеют возможность обратной связи с работодателем, которая осуществляется посредством подачи заявлений. В специальный журнал регистрации заявлений работников, если он входит в систему документооборота предприятия, вносятся все подобные обращения. Ведение журнала осуществляется ответственным лицом, назначенным по приказу руководителя.

    Из статьи вы узнаете:

    • зачем нужен журнал регистрации заявлений работников;
    • как производится заполнение журнала регистрации заявлений работников;
    • каков срок хранения журнала регистрации заявлений работников.

    Зачем нужен журнал регистрации заявлений работников

    Трудовые взаимоотношения между работником и работодателем регулируются соответствующим образом оформленной двусторонней сделкой — трудовым договором.

    Этим документом, а также коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями и иными локальными нормативными актами устанавливается исчерпывающий регламент трудового процесса.

    Но в процессе взаимодействия и работодателю, и работнику необходимо каким-то образом доводить до сведения другой стороны свои пожелания и сообщать о необходимости реализации того или иного своего права, оговоренного законом.

    Свое управляющее воздействие работодатель осуществляет в оперативном порядке, издавая и доводя до сведения работников приказы и распоряжения.

    Работники, со своей стороны, могут реализовать свои права и потребности, обратившись к работодателю в лице руководителя организации, написав заявление в письменном виде.

    Оформленное надлежащим образом письменное заявление является юридически значимым документом и подлежит регистрации в специальном журнале.

    Журнал регистрации заявлений работников не является обязательным документом, наличие которого установлено требованиями законодательства. Каждый работодатель вправе самостоятельно определять, необходимо ли включать такой журнал в систему документооборота предприятия.

    Решение данного вопроса зависит не столько от специфики производственной деятельности компании, сколько от количества штатных единиц. Даже если предприятие небольшое, журнал регистрации заявлений лишним документом не будет.

    Он необходим не только для того, чтобы заявления не ложились «под сукно» или не были просто потеряны, но и для того, чтобы, в случае трудового спора, стать подтверждением правоты одной из его сторон.

    Подавляющая часть заявлений, которые составляют сотрудники, касается просьб о предоставлении отпусков или дней отдыха, а также увольнения.

    Регистрация заявлений и последующее внесение сведений о зарегистрированных обращениях в журнал регистрации заявлений работников позволяет отследить момент, с которого начинается исчисление сроков, установленных законом для реагирования на данное обращение.

    Как производится заполнение журнала регистрации заявлений работников

    Образец журнала регистрации заявлений работников не имеет унифицированной или типовой формы.

    Но почти на всех предприятиях, где такие журналы ведутся, их форма приблизительно одинакова, она сложилась в результате практики кадрового делопроизводства.

    Каждый работодатель волен вносить в этот журнал те графы, которые считает необходимыми, поэтому их количество и содержание догмой не являются.

    В общем случае, в журнале регистрации заявлений работников данной организации должны фиксироваться все заявления, поданные работниками, независимо от тематики излагаемых в них просьб и обращений.

    Но, естественно, для этого необходимо, чтобы работники подавали их в установленном порядке — через лицо, назначенное приказом ответственным за регистрацию заявлений, или же через специализированную службу — канцелярию. При этом заявление должно быть подано в двух экземплярах, на каждом из которых проставляется входящий номер.

    После чего один экземпляр отдается на руки работнику, а второй остается у работодателя и информация о нем вносится в журнал регистрации заявлений.

    Обратите внимание: Чтобы заявление имело юридический статус, необходимо обязательное заполнение такого реквизита, как «Дата подачи заявления». Достаточно, чтобы эта дата была проставлена под собственноручной подписью работника.

    Если такой документ работодатель сочтет нужным включить в систему документооборота компании, целесообразно установить и порядок заполнения журнала регистрации заявлений работников.

    Этот порядок может регламентироваться одним из локальных нормативных актов, например, положением о кадровом делопроизводстве.

    В нем необходимо оговорить и то, каким образом должны вносится исправления и дополнения в данный журнал.

    Примеры заполнения журнала регистрации заявлений работников

    Журнал регистрации заявлений можно оформить самостоятельно, выделив для этих целей общую тетрадь, готовый журнал также можно приобрести в специализированных канцелярских магазинах или через интернет.

    Вы также можете скачать пустую форму журнала здесь.

    Как и всякий подобный регистрационный документ, журнал регистрации заявлений работников должен иметь титульный лист. Образец титульного листа представлен ниже.

    Все листы журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. На его последнем развороте концы нити заклеиваются бумажной формой, на которую в подтверждении указанных на ней сведений ставится подпись ответственного за ведение журнала лица и печать канцелярии. Образец опломбирования представлен ниже.

    Ниже представлен журнал регистрации заявлений работников. Образец может быть дополнен и изменен в соответствии с учетом потребностей конкретного предприятия.

    Срок хранения журнала регистрации заявлений работников

    Работодатель, в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ, обязан обеспечить сохранность документов по личному составу. Как и все остальные кадровые документы, журналы регистрации заявлений работников также подпадают под действие данного закона.

    Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210851-qqq-17-m4-jurnal-registratsii

    Журнал регистрации справок, выданных работникам. Журнал регистрации заявлений работников Заполнение журнала регистрации заявлений работников

    Источник: https://mizakona.ru/zhurnal-registracii-zajavlenij-rabotnikov-zhurnal-registracii-spravok-vydannyh-rabotnikam-kak-registrirovat-zajavlenija-sotrudnikov-obrazec.html

    Журнал регистрации заявлений работников: образец, срок хранения

    Журнал регистрации заявлений о приеме на работу образец

    Журнал регистрации заявлений работников – элемент документооборота любого предприятия, который сопровождает компанию со дня создания и в течение всего времени существования организации.

    Его важность обусловлена необходимостью не только учёта документации, но и придания поступившим заявлениям юридической силы.

    Статья содержит основную информацию о журнале регистрации заявлений работников, рекомендации по его заполнению и сроки его хранения.

    Общая информация о журнале регистрации заявлений работников

    Журнал регистрации заявлений работников необходим для фиксации и хранения заявлений специалистов на имя руководителя компании.

    Заявление – документ, фиксирующий инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя.

    Согласно требованиям Трудового Кодекса, каждое зафиксированное обращение должно содержать необходимый объем сведений, таких как наименование места работы специалиста (компания, фирма, филиал), должность обратившегося и его работодателя, ФИО обеих сторон, дата и подпись – всё это даёт заявлению юридическую силу.

    Стоит отметить, что руководитель обязан каждое учтённое заявление изучить и дать на него ответ в письменном виде.

    Для контроля документооборота перед внесением обращения в журнал регистрации заявлений работников каждому заявлению присваивается индивидуальный код или порядковый номер, а также указывается дата, когда документ был передан.

    При обработке обращения в журнал вписываются основные сведения о документе, излагается суть и подшивается его копия. Строгих требований ведения подобной документации нет, что позволяет каждой фирме решать данный вопрос самостоятельно.

    Однако, как всякий регистрационный документ, журнал должен содержать титульный лист, пронумерованные и прошнурованные страницы, бумажную пломбу на развороте последнего листа.

    Ответственным лицом за ведение вышеуказанного журнала обычно назначают секретаря либо сотрудника отдела кадров, а в организациях с большим количеством работников этот вопрос находится в ведении кадровой службы или канцелярии. Исполнителя назначают приказом, который доводят до его сведения под подпись вместе с ознакомлением с обязанностями.

    Многие предприятия используют для заявлений работников журнал входящей корреспонденции, что нецелесообразно при большом документообороте.

    Журнал регистрации заявлений работников – это кадровый документ, напрямую связанный именно с работниками. А журнал входящей корреспонденции (документов) – это журнал, где регистрируются не только входящие документы, но и вся входящая корреспонденция.

    Заполнение журнала регистрации заявлений работников

    Форма и структура журнала регистрации заявлений работников не унифицирована. Как правило, исходя из широкого опыта кадрового производства, для его оформления используется стандартная таблица, содержащая следующие сведения об обращениях:

    • порядковый или регистрационный номер документа,
    • дату его передачи,
    • ФИО и должность обратившегося,
    • резолюцию руководителя и номер приказа при наличии такового.

    Стоит отметить, что сроки совершения кадровых действий с заявлением работника начинают исчисляться не с даты написания, которую сотрудник указывает в заявлении, а с момента поступления документа в кадровую службу и его регистрации в журнале учёта.

    Таким образом, процесс внесения информации в журнал регистрации заявлений работников можно разделить на несколько этапов. Прежде всего, сотрудник пишет и подаёт заявление, которое регистрируют и фиксируют в журнале, присваивая ему номер и указывая дату получения.

    Здесь же указывается ФИО и должность обратившегося работника. Далее кратко излагается основная мысль заявления и на завершающем этапе вносится информация о резолюции руководителя по данному документу.

    В документ необходимо вносить только сведения, необходимые для дальнейшей деятельности компании.

    Ввиду отсутствия единой формы журнала регистрации заявлений работников, многие ответственные за его ведение лица допускают ряд ошибок. Во избежание подобных ситуаций, следует учесть несколько нюансов:

    1. Необходимо фиксировать заявления и обращения любого характера.
    2. Документы необходимо всегда передавать в двух экземплярах.
    3. Дата подачи обращения должна быть заполнена корректно.

    Ответственное за ведение журнала лицо должно быть ознакомлено с регламентом по вопросам правил ведения данного журнала.

    Какие обращения необходимо регистрировать

    Регистрации подлежат все обращения, оформленные с соблюдением правил, вне зависимости от формы подачи такого документа. Отправить заявление можно по почте, а можно передать секретарю. В случае отправки документа первым способом его относят к входящей корреспонденции и фиксируют в соответствующем регистрационном журнале.

    Что касается содержания документов, то фиксации подлежат следующие формы обращений: о приёме на работу, об увольнении, об отпуске/отгуле, о переводе специалиста на другую должность, о других вопросах обеспечения кадровой работы (к примеру, выдача трудовой книжки).

    Журнал регистрации заявлений работников – срок хранения

    Согласно законодательным требованиям личные дела всех сотрудником подлежат хранению в течение 5 лет. Из этого следует, что срок хранения журнала регистрации заявлений работников, как и всех копий приказов, соответствует данному сроку, так как относится к документации по личному составу. В дальнейшем журнал можно направлять в архив или уничтожать.

    Таким образом, для обеспечения грамотного документооборота журнал регистрации заявлений работников является необходимой составляющей.

    Особенно важно это для компаний, в которых работает большое количество людей. Предпочтительной формой ведения журнала является таблица с перечнем необходимых для регистрации заявления данных.

    (25 голос., 4,70 из 5)
    Загрузка…

    Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/zhurnal-registratsii-zayavlenij-rabotnikov.html

    Адвокат тут
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: